Chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi các công nghệ truyền thống sang công nghệ số hóa, tạo ra môi trường kinh doanh và giao tiếp hiện đại hơn. Đặc biệt với các doanh nghiệp hiện tại ngày nay, tổng đài điện thoại IP là một giải pháp phổ biến giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như tối ưu chi phí, bắt kịp với xu thế hiện đại hóa của thị trường. Trong bài viết sau đây, VFone sẽ giải đáp chi tiết những ứng dụng phổ biến và cách thức lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ IP cho doanh nghiệp. 

1. Tổng đài điện thoại ip là gì? Có khác biệt gì so với tổng đài điện thoại truyền thống? 

 

Tổng đài điện thoại IP là một hệ thống điện thoại hiện đại dựa trên công nghệ gọi là Internet Protocol (giao thức Internet). Nó cho phép truyền dữ liệu thoại (âm thanh) qua mạng internet thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống. Bạn có thể tưởng tượng tổng đài điện thoại IP như một loại điện thoại thông minh kết nối với internet.

 

Thay vì sử dụng các đường dây điện thoại Analog, tổng đài điện thoại IP sử dụng mạng internet để truyền dữ liệu thoại dưới dạng gói tin số. Điều này có nghĩa là âm thanh của cuộc gọi được chuyển đổi thành dữ liệu số và gói tin đó được gửi qua internet tới người nhận. Khi gói tin đến đích, nó được chuyển đổi trở lại thành âm thanh để người nhận có thể nghe được. 

 

Xem thêm: Tất tần tật về tổng đài điện thoại nội bộ

 

Tổng đài điện thoại IP và tổng đài analog là hai hệ thống liên lạc khác nhau, và có những khác biệt quan trọng về cách thức hoạt động và tính năng. Dưới đây là sự so sánh giữa hai loại tổng đài này: 

 

Cách thức hoạt động

Tổng đài điện thoại IP: Sử dụng giao thức Internet Protocol (IP) để chuyển đổi âm thanh và dữ liệu thành gói tin, sau đó truyền qua mạng IP để đến đích. Điều này cho phép tổng đài điện thoại IP hoạt động dựa trên mạng internet và có thể kết nối từ xa thông qua internet.

 

Tổng đài analog: Sử dụng tín hiệu điện analog để truyền âm thanh qua đường dây điện thoại truyền thống. Tổng đài analog hoạt động độc lập và không cần kết nối internet.

Tính năng và khả năng mở rộng

Tổng đài điện thoại IP: Cung cấp nhiều tính năng nâng cao như ghi âm cuộc gọi, gọi video, chuyển tiếp cuộc gọi, xem lịch sử cuộc gọi. Tính năng của tổng đài IP có thể được mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác như CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), hệ thống gọi tự động, trình tự cuộc gọi thông minh, tổng đài điện thoại IP mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý và xử lý cuộc gọi.

 

Tổng đài analog: Trong khi tổng đài analog có thể đáp ứng các nhu cầu cơ bản của cuộc gọi, như chuyển tiếp cuộc gọi và ghi âm (trong một số trường hợp), nhưng tính năng của nó hạn chế hơn so với tổng đài điện thoại IP. Tổng đài analog không thể hỗ trợ gọi video và các tính năng nâng cao khác như tổng đài IP có thể.

Độ tin cậy và chất lượng cuộc gọi

Tổng đài ip phone: Chất lượng cuộc gọi trên tổng đài điện thoại IP phụ thuộc vào độ ổn định của mạng internet và nguồn điện. Nếu mạng internet hoặc nguồn điện gặp sự cố, có thể gây gián đoạn trong việc thực hiện và duy trì cuộc gọi.

 

Tổng đài analog: Tổng đài analog hoạt động trên mạng điện thoại truyền thống, nên nó không phụ thuộc vào mạng internet. Tuy nhiên, chất lượng cuộc gọi trên tổng đài analog có thể bị ảnh hưởng bởi các vấn đề như tạp âm, hiệu ứng hút, hay hao hụt tín hiệu.

 

Tóm lại, thông qua những so sánh trên ta, có thể thấy rằng tổng đài điện thoại IP là một giải pháp phù hợp và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Với tính năng nổi trội, khả năng mở rộng linh hoạt, và khả năng tích hợp với các hệ thống khác, tổng đài IP mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý và xử lý cuộc gọi. Khả năng ghi âm, gọi video, xem lịch sử cuộc gọi và tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác tạo ra sự tiện ích và tăng cường hiệu suất làm việc.

 

Ngoài ra, tổng đài nội bộ IP cung cấp cuộc gọi nội bộ miễn phí và giảm cước phí gọi ngoại mạng lên đến 90%, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ nhiều và thường xuyên thực hiện các cuộc gọi ngoại mạng. 

 

Xem thêm: Phân biệt tổng đài VoIP và tổng đài analog truyền thống

2. 3 Ứng Dụng Phổ Biến Của Tổng Đài Điện Thoại IP

 

Tổng đài điện thoại IP mang đến nhiều ứng dụng phổ biến và hữu ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là ba ứng dụng phổ biến của tổng đài điện thoại IP:

Gọi điện nội bộ

Tổng đài điện thoại IP cho phép nhân viên trong doanh nghiệp liên lạc với nhau thông qua các cuộc gọi nội bộ, giúp tăng cường sự liên kết và tương tác nội bộ. 

Gọi ra ngoại mạng

Giải pháp tổng đài IP còn cung cấp khả năng gọi ra mạng ngoại, cho phép nhân viên kết nối với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp một cách thuận tiện và hiệu quả.

Hội nghị điện thoại

Tổng đài IP phone hỗ trợ tính năng hội nghị điện thoại và gọi video, cho phép nhóm làm việc từ xa có thể họp trực tuyến và trao đổi thông tin một cách dễ dàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, đồng thời tăng cường sự kết nối và hiệu suất làm việc của đội ngũ.

3. Hướng Dẫn Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại IP Chuyên Nghiệp VFone 

 

Giải pháp tổng đài ảo VFone là một dịch vụ tổng đài điện thoại trên nền tảng điện toán đám mây, được cung cấp bởi Nhân Hòa. Với VFone, doanh nghiệp có thể tiếp cận và tận hưởng những tính năng và lợi ích của một tổng đài điện thoại chuyên nghiệp mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp. Để lắp đặt tổng đài IP ( Internet Protocol), bạn cần có: 

 

Đầu số tổng đài là thành phần quan trọng để tổng đài có thể gọi ra và nhận cuộc gọi. Có nhiều loại đầu số khác nhau, bao gồm đầu số cố định và các đầu số đặc biệt như 1900, 1800. Hiện nay, có hai công nghệ đầu số phổ biến được sử dụng tại Việt Nam.

Đầu số tổng đài 

Đầu số công nghệ analog được cung cấp bởi một số nhà mạng như VNPT, Viettel và khác. Để kết nối đầu số analog vào tổng đài IP, cần sử dụng thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.

 

Đầu số công nghệ VOIP (hay còn gọi là sip trunking) cho phép cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP thông qua kết nối internet, mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp đầu số VOIP như FPT, CMC, Viettel. Việc lựa chọn đầu số phù hợp phụ thuộc vào yêu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Đầu số VOIP thường được ưu tiên vì tiện ích và tính linh hoạt mà nó mang lại, như khả năng cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP và khả năng kết hợp với các dịch vụ và tính năng hiện đại khác.

 

Tuy nhiên, trước khi lựa chọn đầu số, doanh nghiệp nên tìm hiểu và liên hệ với nhà mạng để biết thông tin chi tiết về các loại đầu số, các yêu cầu kỹ thuật, cước phí và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo lựa chọn đúng đầu số phù hợp với nhu cầu của mình.

Đường truyền Internet

Tổng đài IP hoạt động trên mạng Internet, vì vậy bạn cần có một đường truyền Internet ổn định và đủ băng thông để hỗ trợ lưu lượng cuộc gọi. Đường truyền có thể là kết nối cáp quang, cáp đồng, không dây hoặc qua mạng LAN (Local Area Network).

 

Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là những thiết bị quan trọng trong hệ thống tổng đài IP, được sử dụng trực tiếp bởi người dùng. Với sự đa dạng và linh hoạt của các thiết bị đầu cuối, chúng ta có thể lựa chọn những giải pháp phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.

 

Tùy theo từng vị trí và công việc, người dùng có thể chọn giữa các loại thiết bị khác nhau để tận dụng tối đa các tính năng và tiện ích mà hệ thống tổng đài IP mang lại. 

 

Ví dụ, điện thoại IP có dây mạng phù hợp với các vị trí đã có dây mạng sẵn và mang lại chất lượng cuộc gọi ổn định. Trong khi đó, điện thoại IP không dây thích hợp cho nhân viên di chuyển trong văn phòng và mang lại tính linh hoạt cao. Đối với vị trí tiếp tân, có thể lựa chọn điện thoại IP được trang bị bàn phím mở rộng giúp nâng cao hiệu suất làm việc và xử lý cuộc gọi nhanh chóng.

 

Ngoài ra, phần mềm softphone cũng là một giải pháp linh hoạt cho các bộ phận như telesale, tiếp tân, chăm sóc khách hàng. Với khả năng cài đặt trên điện thoại di động hoặc máy tính, người dùng có thể thực hiện cuộc gọi miễn phí và sử dụng các tính năng tương tự như điện thoại IP. Đặc biệt, cài đặt trên smartphone hỗ trợ người dùng thường xuyên di chuyển và cần kết nối từ nhiều địa điểm khác nhau.

 

Tóm lại, với sự đa dạng và linh hoạt của các thiết bị đầu cuối trong hệ thống tổng đài IP, chúng ta có thể tùy chỉnh và lựa chọn các thiết bị phù hợp với từng nhu cầu và yêu cầu cụ thể. Điều này giúp đảm bảo sự hiệu quả và thuận tiện trong việc sử dụng hệ thống tổng đài IP, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và trải nghiệm của người dùng.

 

Xem thêm: Hướng dẫn A-Z lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

4. Kết luận

Để lựa chọn phương án lắp tổng đài ip tốt nhất, quyết định của bạn nên căn cứ vào mục tiêu và đặc điểm của công ty. Mỗi loại tổng đài đều có ưu nhược điểm riêng, vì vậy tiêu chí để chọn dịch vụ tổng đài phù hợp thường dựa trên các yếu tố sau:

 

- Số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng: Xác định số lượng nhân viên liên quan đến việc chăm sóc khách hàng để đáp ứng được lưu lượng cuộc gọi và yêu cầu tương tác từ khách hàng.

 

- Số lượng chi nhánh: Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cần xem xét khả năng tích hợp và kết nối giữa các tổng đài để đảm bảo thông tin liên lạc hiệu quả và liên kết toàn diện.

 

- Mô hình hoạt động của doanh nghiệp: Đánh giá cách thức hoạt động của doanh nghiệp để xác định các tính năng và tính năng đặc biệt cần thiết trong hệ thống tổng đài, bao gồm tiếp tân, chăm sóc khách hàng, telesale và các bộ phận khác.

 

- Hình thức tư vấn của tổng đài: Xem xét khả năng tư vấn, hỗ trợ và cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp tổng đài, bao gồm khả năng tùy chỉnh, báo cáo, tích hợp với các ứng dụng CRM, ERP và các tính năng nâng cao khác.

 

Là giải pháp tổng đài ảo đến từ nhà cung cấp dịch vụ Nhân Hòa - đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp hạ tầng Internet và chuyển đổi số. VFone là giải pháp tổng đài cloud tiện lợi và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp: 

• Tiết kiệm hơn 50% tiền phí điện thoại hàng tháng 

• Nâng cao 80% hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng 

• Kết nối với các đầu số cố định 1800-1900 của nhà mạng Việt Nam 

• Tích hợp lên website CRM 

 

VFone cam kết đem đến cho khách hàng sự tin cậy và chất lượng vượt trội trong việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, Vfone luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ.

 

Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay bây giờ!

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Hotline: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Bảng giá dịch vụ Tổng đài doanh nghiệp VFone: https://vfone.vn/bang-gia.html

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html