Trong mỗi doanh nghiệp, hệ thống tổng đài đóng một vai trò vô cùng quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Hệ thống tổng đài không chỉ là một công cụ truyền thông, mà còn là cột sống của sự liên kết giữa khách hàng, nhân viên và các bộ phận trong tổ chức. Chính vì vai trò quan trọng đó, việc lựa chọn được một giải pháp tổng đài chất lượng là vô cùng quan trọng. Bài viết sau đây của Nhân Hòa sẽ cung cấp kiến thức về giải pháp tổng đài giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng và triển khai để đạt được hiệu suất kinh doanh tốt nhất! 

1. Giải pháp tổng đài điện thoại doanh nghiệp là gì? 

Giải pháp tổng đài điện thoại là một hệ thống hoàn chỉnh và tích hợp các công nghệ và phần mềm để cung cấp các tính năng và chức năng liên quan đến việc quản lý và điều hướng cuộc gọi điện thoại. Hệ thống này sử dụng mạch chuyển (switch) để kết nối các thiết bị đầu cuối như điện thoại, máy fax, hoặc hệ thống VoIP (Voice over Internet Protocol) để tạo ra một mạng lưới liên lạc trong doanh nghiệp.

Giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và quản lý cuộc gọi trong tổ chức. Các thành phần của tổng đài điện thoại doanh nghiệp 

Xem thêm: Phân biệt tổng đài VoIP và tổng đài Analog truyền thống

Một giải pháp tổng đài điện thoại thông thường bao gồm các thành phần sau:

Trung tâm điều hành tổng đài (PBX)

Đây là một hệ thống phần cứng hoặc phần mềm được sử dụng để quản lý và điều hướng các cuộc gọi. Nó có khả năng kết nối các máy điện thoại trong tổ chức và quản lý các tính năng như cuộc gọi nội bộ, chuyển tiếp cuộc gọi và hội nghị điện thoại.

Tích hợp mạng điện thoại

Giải pháp tổng đài điện thoại thường được tích hợp với hệ thống mạng điện thoại của tổ chức. Điều này cho phép cuộc gọi nội bộ và ngoại bộ được điều hướng qua mạng điện thoại và kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ mạng công cộng.

Tính năng điều khiển cuộc gọi

Giải pháp tổng đài điện thoại cung cấp các tính năng quan trọng như tổ chức thư mục điện thoại, chuyển tiếp cuộc gọi tự động, cuộc gọi chờ, hội nghị điện thoại và ghi âm cuộc gọi. Các tính năng này giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong việc quản lý và xử lý các cuộc gọi.

Tích hợp các ứng dụng khác

Một giải pháp tổng đài điện thoại hiện đại thường có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong tổ chức, chẳng hạn như hệ thống quản lý khách hàng (CRM) và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (ERP). Điều này giúp tăng cường khả năng ghi nhận thông tin khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn.

2. Lợi ích của giải pháp tổng đài trong doanh nghiệp 

Liên lạc nội bộ 

Với giải pháp tổng đài điện thoại, doanh nghiệp có khả năng liên lạc nội bộ giữa các nhân viên thông qua các cuộc gọi nội bộ. Các cuộc gọi này có thể được chuyển tiếp tự động tới nhân viên hoặc bộ phận phù hợp, giúp tối ưu hóa quá trình liên lạc và tăng cường hiệu suất làm việc.

Liên lạc với đối tác/khách hàng

Hơn nữa, giải pháp tổng đài điện thoại cho phép doanh nghiệp kết nối với mạng công cộng thông qua các thuê bao từ các nhà mạng cung cấp. Điều này cho phép tổng đài điện thoại của doanh nghiệp kết nối và thực hiện cuộc gọi đi và đến các số điện thoại bên ngoài doanh nghiệp, như khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp.

Tối Ưu Chi Phí, Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Doanh Cho Doanh Nghiệp

Các giải pháp tổng đài điện thoại hiện đại cũng thường tích hợp các tính năng tiên tiến như ghi âm cuộc gọi, thông báo cuộc gọi đến qua email, hội nghị điện thoại, tổ chức danh bạ và quản lý cuộc gọi. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng cường khả năng giao tiếp và tăng cường quản lý cuộc gọi. 

Xem thêm: Tổng đài điện thoại nội bộ giá rẻ VFone

3. Giải pháp tổng đài doanh nghiệp phổ biến 

Hiện nay có ba loại tổng đài điện thoại chính trên thị trường, bao gồm tổng đài Analog, tổng đài điện thoại IP và tổng đài ảo. Mỗi loại tổng đài này có những đặc điểm và ưu điểm riêng.

Tổng đài Analog

Đây là mô hình tổng đài truyền thống sử dụng đường line bưu điện để hoạt động. Doanh nghiệp cần kéo line trực tiếp đến văn phòng để sử dụng tổng đài này. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, tổng đài Analog dần được thay thế bởi các mô hình hiện đại hơn.

Tổng đài điện thoại IP

Được xem là nâng cấp từ tổng đài truyền thống, tổng đài điện thoại IP hoạt động dựa trên công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Tổng đài này sử dụng đường truyền Internet để truyền tải âm thanh và dữ liệu, giúp tiết kiệm chi phí về hạ tầng và cung cấp nhiều tính năng tiên tiến hơn. Triển khai và vận hành trên nền tảng đám mây (cloud) cũng giúp đơn giản hóa quá trình cài đặt và quản lý.

Tổng đài ảo

Đây là mô hình tổng đài điện thoại mới nhất và đang ngày càng được ưa chuộng. Tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng IP hiện đại, cho phép kết nối qua Internet và sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh, v.v. Việc cài đặt và triển khai tổng đài ảo rất đơn giản, tiết kiệm thời gian và chi phí. Ngoài ra, tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng linh hoạt, giúp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và tăng cường hiệu quả làm việc.

Việc lựa chọn loại tổng đài điện thoại phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cũng như ngân sách và quy mô của doanh nghiệp.

Xem thêm: 10 lợi ích của hệ thống tổng đài ảo trong doanh nghiệp

4. Giải pháp tổng đài VFone - Tối ưu chất lượng cuộc gọi, Tiết kiệm 50% cước gọi 

VFone, giải pháp tổng đài ảo từ nhà cung cấp dịch vụ Nhân Hòa -  đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp hạ tầng Internet và chuyển đổi số. Với thiết kế dựa trên công nghệ điện toán đám mây, VFone mang đến một giải pháp tổng đài linh hoạt và hiệu quả về chi phí cho các doanh nghiệp.

Với VFone, doanh nghiệp có thể tiết kiệm hơn 50% tiền phí điện thoại hàng tháng so với việc sử dụng các hệ thống tổng đài truyền thống. Đồng thời, giải pháp này còn giúp nâng cao đáng kể hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng, với mức tăng lên đến 50%. Giải pháp tổng đài ảo VFone cung cấp tính năng kết nối với các đầu số cố định 1800-1900 của nhà mạng Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tiếp cận và tương tác với khách hàng trên toàn quốc. Đồng thời, giải pháp này còn có khả năng tích hợp lên website và hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), tạo ra sự liên kết hoàn hảo giữa tổng đài và các ứng dụng quan trọng khác của doanh nghiệp. Với những lợi ích to lớn như: 

Tiết kiệm tối đa chi phí 

So với các giải pháp khác, giải pháp tổng đài ảo cho phép sử dụng các thiết bị khác như điện thoại di động, softphone, hoặc điện thoại cố định để thực hiện cuộc gọi. Điều này giúp loại bỏ chi phí mua sắm và duy trì các điện thoại bàn truyền thống, đồng thời các cuộc gọi được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng Internet, giúp giảm lên đến 50% chi phí cuộc gọi so với các tổng đài truyền thống thông thường. 

Không giới hạn cuộc gọi đồng thời 

VFone không giới hạn số lượng cuộc gọi đồng thời mà doanh nghiệp có thể tiếp nhận. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có khả năng đồng thời tiếp nhận nhiều cuộc gọi ra và cuộc gọi vào mà không cần lo lắng về việc bận máy hoặc bị giới hạn về số lượng cuộc gọi. VFone giúp tăng cường khả năng phục vụ khách hàng, đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các cuộc gọi đồng thời, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ 

Tích hợp các tính năng hữu ích 

VFone cung cấp các tính năng hữu ích giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và chăm sóc khách hàng.

- Tính năng cho phép gọi trực tiếp từ Website của doanh nghiệp giúp tạo sự thuận tiện và tương tác trực tiếp với khách hàng. Khách hàng có thể dễ dàng kết nối và thiết lập cuộc gọi từ trang web, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tư vấn, hỗ trợ hoặc bán hàng.

- Giám sát tất cả máy nhánh cho phép quản lý theo dõi và kiểm soát các cuộc gọi từ các nhân viên và bộ phận khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động tổng đài và tăng cường quản lý hiệu quả.

- Auto Call - tự động gọi Telesales/ CSKH giúp tự động hóa quá trình gọi điện để tư vấn bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng. Điều này giúp DN tăng tỷ lệ bắt máy và tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu.

Không giới hạn số lượng máy nhánh, dễ dàng di chuyển/mở rộng 

VFone là một giải pháp có khả năng mở rộng và điều chỉnh để phù hợp với quy mô và nhu cầu của mở rộng không giới hạn cho tất cả các doanh nghiệp. DN có thể linh hoạt thay đổi và cấu hình hệ thống tổng đài theo sự phát triển và thay đổi của doanh nghiệp mà không bị giới hạn về không gian vật lý hay địa điểm.

Là giải pháp tổng đài ảo đến từ nhà cung cấp dịch vụ Nhân Hòa - đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp hạ tầng Internet và chuyển đổi số. VFone là giải pháp tổng đài cloud tiện lợi và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp: 

• Tiết kiệm hơn 50% tiền phí điện thoại hàng tháng 

• Nâng cao 80% hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng 

• Kết nối với các đầu số cố định 1800-1900 của nhà mạng Việt Nam 

• Tích hợp lên website CRM 

VFone cam kết đem đến cho khách hàng sự tin cậy và chất lượng vượt trội trong việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, VFone luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay bây giờ!

Hotline: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Bảng giá dịch vụ Tổng đài doanh nghiệp VFone: https://vfone.vn/bang-gia.html

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html