Trong ngành du lịch và khách sạn, điện thoại nội bộ được coi là một thiết bị cần thiết và không thể thiếu. Từ các khách sạn hạng bình dân cho đến các khu nghỉ mát cao cấp, hầu hết đều trang bị điện thoại nội bộ khách sạn nhằm đáp ứng nhu cầu liên lạc và tương tác giữa khách hàng và nhân viên. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để nắm được cách vận hành và tối ưu tổng đài điện thoại hiệu quả! 

 

1. Tổng Đài Điện Thoại Nội Bộ Khách Sạn Là Gì? 

 

 

Tổng đài điện thoại nội bộ khách sạn là một hệ thống liên lạc nội bộ được cài đặt tại khách sạn nhằm tạo ra một kênh giao tiếp thuận tiện và hiệu quả giữa các bộ phận và nhân viên trong khách sạn. Tổng đài này cho phép các nhân viên trong khách sạn có thể liên lạc với nhau, chia sẻ thông tin và phối hợp công việc một cách nhanh chóng và tiện lợi.

 

Tổng đài điện thoại nội bộ khách sạn thường được trang bị các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, cuộc gọi nội bộ, hội nghị điện thoại, ghi âm cuộc gọi và quản lý cuộc gọi. Nhờ tính năng này, các nhân viên trong khách sạn có thể dễ dàng liên lạc với các bộ phận khác nhau như lễ tân, quầy đặt phòng, nhà hàng, dịch vụ phòng và bảo trì. Điều này giúp cải thiện sự phối hợp công việc, giảm thiểu thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin và giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng.

 

Xem thêm: Tất tần tật về tổng đài điện thoại nội bộ

 

2. Tác dụng của tổng đài điện thoại nội bộ khách sạn 

Điện thoại nội bộ khách sạn không chỉ đơn thuần là một phương tiện giao tiếp, mà còn có vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và tạo trải nghiệm thoải mái cho khách hàng. 

 

Liên lạc nội bộ

Điện thoại nội bộ cũng là kênh liên lạc giữa các bộ phận nội bộ của khách sạn, giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng cường sự hiệu quả trong việc phục vụ khách hàng. 

Liên hệ giữa các phòng ban khác trong nội bộ với khách hàng

Hệ thống điện thoại khách sạn nội bộ không chỉ đơn thuần là một phương tiện liên lạc giữa khách nghỉ và bộ phận lễ tân. Nó còn cho phép khách nghỉ có thể liên lạc với các phòng khác trong nội bộ khách sạn mà không lo lộ thông tin cá nhân. Khách sạn thông qua điện thoại nội bộ có thể giúp khách hàng liên hệ với bộ phận tiếp nhận khách, yêu cầu các dịch vụ phòng, đặt món ăn, yêu cầu thêm tiện ích, hay thậm chí tư vấn du lịch và thông tin về địa điểm du lịch. 

 

Một số điện thoại nội bộ được thiết kế để tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng một lúc, điều này giúp đảm bảo rằng không có cuộc gọi nào bị bỏ lỡ và tăng khả năng phục vụ nhanh chóng cho khách hàng. Điều này mang lại sự tiện ích và bảo mật trong quá trình giao tiếp của khách nghỉ.

 

Thông thường, điện thoại nội bộ khách sạn được đặt ngay bên cạnh giường ngủ, tiện lợi cho khách hàng trong việc liên hệ. Chỉ cần sử dụng một cú nhấn nút, khách hàng có thể dễ dàng liên lạc với mục tiêu mà họ muốn. Đối với bộ phận lễ tân, khách sạn thường sử dụng các phím tắt để liên lạc nhanh chóng và thuận tiện.

 

Tóm lại, điện thoại nội bộ là một thành phần quan trọng trong cơ sở hạ tầng của khách sạn, giúp tạo ra sự thuận tiện và chất lượng dịch vụ cao cho khách hàng.

 

Xem thêm: Hướng dẫn từ A - Z lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ VoIP

 

3. Các loại tổng đài nội bộ thường dùng trong khách sạn 

Trong khách sạn, có một số loại tổng đài nội bộ phổ biến được sử dụng để cung cấp dịch vụ liên lạc nội bộ và hỗ trợ hoạt động của khách sạn. Dưới đây là một số loại tổng đài nội bộ thường dùng trong khách sạn:

 

 

Tổng đài điện thoại mạng cục bộ (PBX)

Đây là loại tổng đài nội bộ phổ biến nhất trong khách sạn. PBX kết nối các điện thoại trong khách sạn và quản lý các cuộc gọi nội bộ. 

 

Ưu điểm: Thường có giá thành thấp hơn so với các loại tổng đài khác, dễ dàng cài đặt và quản lý, hỗ trợ nhiều tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, cuộc gọi nội bộ, và quản lý nhóm.

 

Nhược điểm: Cần phải có cơ sở hạ tầng dây điện thoại cũ để kết nối, hạn chế trong việc mở rộng và tích hợp với các công nghệ mới. Chi phí duy trì và mở rộng cao hơn theo thời gian. Đòi hỏi phải có hệ thống cáp điện thoại riêng và thiết bị phần cứng.

Tổng đài trung kế (PABX)

 

Tổng đài trung kế là một loại tổng đài nội bộ khách sạn có khả năng kết nối với các đường trung kế điện thoại bên ngoài. Điều này cho phép khách nghỉ thực hiện cuộc gọi điện thoại bên ngoài khách sạn thông qua tổng đài nội bộ.

 

Ưu điểm: Kết nối với các đường trung kế điện thoại bên ngoài, cho phép khách nghỉ thực hiện cuộc gọi điện thoại bên ngoài khách sạn thông qua tổng đài nội bộ. Tích hợp tính năng gọi nội bộ và gọi đi ngoại vi.

 

Nhược điểm: Đòi hỏi cài đặt phức tạp hơn so với PBX, yêu cầu các đường trung kế điện thoại và hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại.

Tổng đài điện thoại di động

Một số khách sạn cung cấp điện thoại di động cho khách nghỉ để liên lạc trong khuôn viên khách sạn. Điện thoại di động này kết nối với hệ thống tổng đài nội bộ, cho phép khách hàng gọi điện thoại nội bộ và nhận cuộc gọi từ nhân viên khách sạn.

 

Ưu điểm: Cho phép khách nghỉ di chuyển trong khuôn viên khách sạn và vẫn có thể liên lạc với nhân viên và các phòng khác. Linh hoạt và tiện lợi.

 

Nhược điểm: Cần quản lý và quản lý số lượng điện thoại di động trong khách sạn. Cần đảm bảo rằng sóng mạng di động phủ sóng tốt trong toàn bộ khu vực khách sạn để đảm bảo chất lượng cuộc gọi & tốn kém chi phí cho các cuộc gọi.

Tổng đài ảo VoIP (Voice over Internet Protocol)

Tổng đài IP sử dụng công nghệ VoIP (Voice over IP) để truyền dữ liệu giọng nói qua mạng internet. Nó cho phép khách sạn sử dụng hạ tầng mạng hiện có để giao tiếp nội bộ và tiết kiệm chi phí liên lạc.

 

Ưu điểm: Sử dụng công nghệ VoIP, cho phép truyền dữ liệu giọng nói qua mạng internet, giúp tiết kiệm chi phí liên lạc và dễ dàng mở rộng hệ thống khi cần thiết. Cung cấp tính năng linh hoạt như cuộc gọi nội bộ, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi và tích hợp với crm…

 

Nhược điểm: Yêu cầu hạ tầng mạng ổn định và băng thông đủ để hỗ trợ lưu lượng cuộc gọi. 

 

Xem thêm: Giải pháp tổng đài nội bộ IP - VoIP

 

4. Nên lựa chọn giải pháp tổng đài ảo khi xây dựng hệ thống điện thoại nôi bộ khách sạn

Có thể thấy rằng, tổng đài điện thoại ảo IP thường được coi là phương án có chi phí tiết kiệm nhất trong số các lựa chọn tổng đài điện thoại trong khách sạn bởi: 

 

- Tổng đài điện thoại ảo có thể được tích hợp trực tiếp với hạ tầng mạng IP hiện có trong khách sạn, giúp giảm thiểu các chi phí cài đặt hạ tầng phụ trợ.

 

- Không đòi hỏi các thiết bị phần cứng đắt tiền như tổng đài truyền thống. Thay vào đó, nó sử dụng phần mềm và thiết bị mạng IP, giúp giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu.

 

- Cho phép khách nghỉ và nhân viên gọi điện thoại trong nội bộ khách sạn mà không TỐN KÉM phí điện thoại di động hay phí gọi điều hướng. Điều này giúp giảm thiểu chi phí liên lạc trong khách sạn.

 

- Linh hoạt và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu của khách sạn. Bạn có thể thêm hoặc giảm số lượng điện thoại một cách dễ dàng, giúp điều chỉnh theo sự phát triển và thay đổi của khách sạn.

 

 

Việc sử dụng tổng đài ảo, hay còn gọi là dịch vụ tổng đài điện thoại trực tuyến, cho phép doanh nghiệp quản lý cuộc gọi và các chức năng liên lạc khác thông qua một giao diện trực tuyến.

 

Thay vì phải mua và cài đặt các thiết bị tổng đài truyền thống, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký dịch vụ tổng đài ảo từ một nhà cung cấp dịch vụ. Nhà cung cấp này sẽ quản lý hạ tầng phần cứng và phần mềm cần thiết để hoạt động tổng đài, trong khi doanh nghiệp chỉ cần truy cập và sử dụng dịch vụ qua internet.

 

Việc sử dụng tổng đài ảo giúp doanh nghiệp giảm chi phí ban đầu, vì không cần đầu tư vào các thiết bị tổng đài và cơ sở hạ tầng phức tạp. Ngoài ra, việc duy trì và nâng cấp hệ thống điện thoại cũng trở nên đơn giản hơn, vì tất cả các nâng cấp và cải tiến được thực hiện bởi nhà cung cấp dịch vụ.

 

Tổng đài ảo cũng cung cấp nhiều tính năng linh hoạt, bao gồm chuyển tiếp cuộc gọi, xếp hàng, ghi âm cuộc gọi, menu điều hướng tự động, và tích hợp với các ứng dụng khác như CRM (quản lý quan hệ khách hàng) và hệ thống ticketing (quản lý yêu cầu hỗ trợ). Điều này giúp các khách sạn tăng cường hiệu suất làm việc và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

 

Là giải pháp tổng đài ảo đến từ nhà cung cấp dịch vụ Nhân Hòa - đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp hạ tầng Internet và chuyển đổi số. VFone là giải pháp tổng đài cloud tiện lợi và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp đặc biệt ĐÁP ỨNG HIỆU QUẢ cho khách hàng lĩnh vực kinh doanh khách sạn/nhà nghỉ/homestay du lịch: 

- Tiết kiệm hơn 50% tiền phí điện thoại hàng tháng 

- Nâng cao 80% hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng 

- Kết nối với các đầu số cố định 1800-1900 của nhà mạng Việt Nam 

- Tích hợp lên website/CRM 

 

VFone cam kết đem đến cho khách hàng sự tin cậy và chất lượng vượt trội trong việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, VFone luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ.

 

Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay bây giờ!

Hotline: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Bảng giá tổng đài VFone: https://vfone.vn/bang-gia.html

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html