Thời đại kỹ thuật số mở ra nhiều cơ hội mới đối với các doanh nghiệp, tuy nhiên, cũng đồng thời đặt ra những thách thức không nhỏ. Để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày nay, các doanh nghiệp cần tìm ra hướng đi và áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến nhằm phù hợp với xu hướng tiếp cận khách hàng hiện đại. Trong đó giải pháp tổng đài ảo được xem là công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp bứt phá doanh số trong năm 2023. Hãy cùng Vfone tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây! 

1. Giải pháp tổng đài ảo là gì? 

Tổng đài ảo, còn được gọi là tổng đài điện thoại ảo hay tổng đài trên mạng (Virtual PBX hay IP PBX), là một dịch vụ điện thoại dựa trên công nghệ internet Protocol (IP). Thay vì sử dụng hạ tầng điện thoại truyền thống như đường dây điện thoại, tổng đài ảo hoạt động trên một hạ tầng mạng IP, cho phép doanh nghiệp thiết lập và quản lý hệ thống liên lạc một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí.

Tổng đài ảo cung cấp các tính năng và chức năng của tổng đài truyền thống, như quản lý cuộc gọi đến và đi, chuyển tiếp cuộc gọi, danh sách đen, nhạc chờ, hội nghị và thu âm cuộc gọi. Tuy nhiên, với tổng đài ảo, các tính năng này được cung cấp thông qua phần mềm và cấu hình trên một máy chủ trên internet.

Tổng đài ảo cũng mang lại linh hoạt cao cho doanh nghiệp. Với khả năng sử dụng trên nhiều thiết bị như điện thoại IP, máy tính và smartphone, nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu và vẫn có thể tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi như làm việc trong văn phòng. Đồng thời, tổng đài ảo cung cấp tính năng linh hoạt như ghi âm cuộc gọi, gửi hội nghị và quản lý danh sách khách hàng, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc và cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao.

2. Ứng dụng giải pháp tổng đài ảo vào doanh nghiệp như thế nào? 

2.1. Ứng dụng 1: Doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo để tạo một hệ thống liên lạc, bán hàng/CSKH hoàn chỉnh và chuyên nghiệp mà không cần đầu tư vào phần cứng đắt tiền và phức tạp. Thay vì mua và cài đặt các thiết bị tổng đài truyền thống, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký dịch vụ tổng đài ảo từ một nhà cung cấp dịch vụ. Điều này giúp giảm chi phí ban đầu và tiết kiệm chi phí duy trì và nâng cấp hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp. 

2.2. Ứng dụng 2:  Trước khi có sự phát triển của giải pháp tổng đài ảo, các doanh nghiệp thường phải sử dụng các hệ thống điện thoại truyền thống dựa trên đường dây điện thoại để thực hiện cuộc gọi nội bộ. Điều này đòi hỏi việc cài đặt và duy trì các hệ thống phức tạp, đồng thời tạo ra một lượng lớn chi phí liên quan đến cung cấp, cài đặt và bảo trì các đường dây điện thoại.

Tuy nhiên, giải pháp tổng đài VOIP đã thay đổi cách thức liên lạc của doanh nghiệp bằng cách sử dụng công nghệ IP và mạng internet để truyền tải giọng nói. Điều này cho phép các cuộc gọi nội bộ được thực hiện thông qua mạng nội bộ của doanh nghiệp, mà không cần phải dùng đường dây điện thoại truyền thống. Kết quả là, chi phí liên lạc giữa các chi nhánh, phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp được giảm thiểu đáng kể.

Bằng cách triển khai giải pháp tổng đài VOIP, doanh nghiệp có thể tận dụng cùng một mạng internet đã có để truyền tải cả giọng nói và dữ liệu. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mạng, mà còn mang lại tính linh hoạt cao hơn trong việc mở rộng hoặc di chuyển văn phòng. Các cuộc gọi nội bộ cũng không bị giới hạn bởi khoảng cách vật lý, cho phép nhân viên liên lạc dễ dàng dù ở bất kỳ địa điểm nào, từ các chi nhánh khác nhau đến nhà làm việc.

2.3. Ứng dụng 3: Bên cạnh đó, doanh nghiệp hiện nay có thể tận dụng giải pháp tổng đài ảo để tăng cường khả năng làm việc từ xa. Điều này cho phép chủ doanh nghiệp linh hoạt làm việc tại nhà hoặc ở bất kỳ đâu, trong khi vẫn có khả năng quản lý nhân viên thông qua tính năng quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp. Chủ doanh nghiệp có thể nghe lại các cuộc trò chuyện giữa nhân viên và khách hàng, từ đó đánh giá và hỗ trợ nhân viên một cách hiệu quả, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ nhóm. Khả năng này không chỉ giúp giám sát hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo rằng nhân viên đạt được chất lượng giao tiếp cao và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

3. Giải pháp tổng đài ảo VFone - Tiết kiệm chi phí - Nâng cao doanh số bán hàng 

Giải pháp tổng đài ảo VFone là một dịch vụ tổng đài điện thoại trên nền tảng điện toán đám mây (cloud-based) được cung cấp bởi Nhân Hòa. Với VFone, doanh nghiệp có thể tận hưởng những tính năng và lợi ích của một tổng đài ảo mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp. VFone sở hữu các tính năng nổi bật và đáng chú ý như: 

- Tự động ghi âm: 

Tính năng tự động ghi âm là một trong những tính năng nổi bật của giải pháp tổng đài ảo VFone. Với tính năng này, cuộc gọi điện thoại được tự động ghi âm và lưu trữ trên hệ thống, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao tiếp, hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề khách hàng, nâng cao khả năng phục vụ và quản lý thông tin liên lạc.

- Không giới hạn đầu số & cuộc gọi đồng thời

Doanh nghiệp có thể lựa chọn và sở hữu các đầu số điện thoại theo ý muốn, bao gồm cả đầu số cục bộ, quốc gia và quốc tế. Ngoài ra, tính năng cuộc gọi đồng thời của VFone cho phép doanh nghiệp thực hiện nhiều cuộc gọi cùng một lúc, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng kinh doanh và nâng cao hiệu suất làm việc. 

- Nhật ký cuộc gọi

Với tính năng Nhật ký cuộc gọi, giúp doanh nghiệp ghi lại thông tin chi tiết về các cuộc gọi đến và đi như:  thời gian cuộc gọi, số điện thoại nguồn và đích, thời lượng cuộc gọi, trạng thái cuộc gọi (nhỡ, bận, kết nối thành công), và nội dung cuộc gọi (nếu được cho phép). Tất cả các thông tin này được ghi lại và lưu trữ một cách tự động và có thể được truy cập sau này.

- Ứng dụng nghe/gọi VFone

Ứng dụng Vfone cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi và nhận cuộc gọi trực tiếp từ điện thoại thông minh của mình. Với Vfone, người dùng có thể tận hưởng những lợi ích của giải pháp tổng đài ảo trên thiết bị di động của mình một cách tiện lợi và linh hoạt.

- Trạng thái cuộc gọi realtime

Trạng thái cuộc gọi realtime là tính năng quan trọng trong giải pháp tổng đài ảo như Vfone. Nó cho phép người dùng theo dõi trạng thái của các cuộc gọi trong thời gian thực, cung cấp thông tin quan trọng về trạng thái cuộc gọi đang diễn ra.

Bên cạnh đó, Giải pháp tổng đài doanh nghiệp VFone còn sở hữu các tính năng vượt trội so với các ứng dụng khác trên thị trường như: 

- Tính năng gọi miễn phí (Free call)

Tính năng này của VFone cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi hoàn toàn miễn phí tới các số điện thoại trong mạng nội bộ hoặc quốc tế, tùy thuộc vào các điều khoản và điều kiện của nhà cung cấp dịch vụ. Tính năng gọi miễn phí mang lại lợi ích vượt trội trong việc tiết kiệm chi phí và tăng cường sự kết nối trong doanh nghiệp. Nó là một công cụ hữu ích để thúc đẩy sự phát triển và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp trong thời đại số hóa ngày nay.

 - Chặn cuộc gọi vào/ra

Giải pháp tổng đài ảo VFone cho phép người dùng chặn hoặc hạn chế cuộc gọi từ và tới một số điện thoại cụ thể hoặc một nhóm số điện thoại. Tính năng chặn cuộc gọi vào/ra mang lại sự linh hoạt và quyền kiểm soát trong việc quản lý cuộc gọi và đảm bảo an ninh thông tin trong doanh nghiệp. 

 - Gọi vào/ra theo danh sách chỉ định

Tính năng gọi vào/ra theo danh sách chỉ định là một tính năng quan trọng của giải pháp tổng đài ảo được VFone xây dựng. Nó cho phép người dùng quản lý và kiểm soát cuộc gọi từ và tới các số điện thoại được chỉ định trước. Tính năng này mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp: 

+ Giúp ngăn chặn cuộc gọi từ các số điện thoại không mong muốn hoặc đe dọa bảo mật thông tin. 

+ Giảm tiếp xúc không cần thiết và loại bỏ các cuộc gọi không liên quan, giúp nhân viên tập trung vào công việc quan trọng hơn. 

+ Cung cấp khả năng kiểm soát và tuân thủ chính sách gọi điện thoại của doanh nghiệp bằng cách xác định danh sách số điện thoại được phép gọi vào/ra cho từng phòng ban, nhóm nhân viên hoặc cá nhân cụ thể. 

+ Giúp bảo vệ thông tin quan trọng và ngăn chặn việc rò rỉ dữ liệu. 

 - Tính năng gọi tự động

Tính năng gọi tự động (Auto Call) là một tính năng mạnh mẽ của Tổng đài VFone, cho phép doanh nghiệp thực hiện hàng ngàn cuộc gọi đến hàng ngàn khách hàng theo danh sách được xác định trước, mà không cần thực hiện quá trình quay số hay gọi thủ công. 

+ Telesales: Tính năng này giúp tự động kết nối với các số điện thoại có thật, giúp nhân viên không phải mất thời gian quý báu để thực hiện những cuộc gọi không hiệu quả hoặc không liên quan.

+ Telemarketing: Auto Call cho phép tự động gọi đến khách hàng và giới thiệu sản phẩm theo kịch bản đã được thiết lập trước. Điều này cho phép doanh nghiệp tiếp cận một số lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn và tăng tỷ lệ chuyển đổi thành công.

+ Chăm sóc khách hàng: Thay vì phải gọi điện thoại cho từng khách hàng, Auto Call tự động thực hiện các cuộc gọi nhắc nhở, thông báo gia hạn dịch vụ, chúc mừng sinh nhật và các thông báo khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo sự tiện lợi cho việc duy trì mối quan hệ với khách hàng.

 - Ghi nhớ số máy nhánh

Bằng cách ghi nhớ lịch sử cuộc gọi của khách hàng và thông tin về mức độ ưu tiên hoặc nhân viên đã tư vấn trước đó, tổng đài có thể tự động chuyển khách hàng đến máy nhánh chính xác mà họ cần.

 - Tự động ghi nhớ cuộc gọi thất bại

Tự động ghi nhớ cuộc gọi thất bại là một tính năng trong tổng đài ảo cho phép ghi lại thông tin về cuộc gọi không thành công hoặc không được kết nối đến một số điện thoại cụ thể. Khi một cuộc gọi không thành công xảy ra, tổng đài ảo sẽ tự động ghi lại thông tin liên quan như số điện thoại gọi, thời gian gọi, nguyên nhân gọi không thành công, và bất kỳ chi tiết nào khác liên quan đến cuộc gọi. Thông tin này được lưu trữ để phục vụ việc xử lý sau này.

 - Phân quyền trước cuộc gọi/nghe xen/ nói xen.

Phân quyền trước cuộc gọi/nghe xen/nói xen (Call Preemption/Call Barging) là một tính năng trong tổng đài ảo cho phép các nhân viên có quyền ưu tiên thực hiện các cuộc gọi trước, nghe và tham gia vào các cuộc gọi đang diễn ra. Dưới đây là mô tả về tính năng này:

+ Phân quyền trước cuộc gọi: Tính năng này cho phép các nhân viên có quyền ưu tiên thực hiện cuộc gọi trước, dựa trên mức độ ưu tiên được xác định trước đối với cuộc gọi và vai trò của từng nhân viên trong tổng đài. Nhân viên được phân quyền có thể thực hiện cuộc gọi mà không bị gián đoạn bởi các cuộc gọi khác đang diễn ra.

+ Nghe xen vào cuộc gọi: Tính năng này cho phép nhân viên nghe vào cuộc gọi đang diễn ra giữa hai bên, mà không cần được yêu cầu hoặc thông báo trước. Điều này cho phép nhân viên có thể theo dõi và hiểu rõ vấn đề hoặc nhu cầu của khách hàng và tham gia vào cuộc gọi để cung cấp hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề.

+ Nói xen trong cuộc gọi: Tính năng này cho phép nhân viên tham gia vào cuộc gọi đang diễn ra bằng cách nói xen vào cuộc trò chuyện giữa hai bên. Nhân viên có thể cung cấp thông tin bổ sung, trả lời câu hỏi hoặc giải quyết vấn đề trực tiếp trong cuộc trò chuyện.

Tính năng phân quyền trước cuộc gọi/nghe xen/nói xen trong tổng đài ảo giúp cải thiện khả năng tương tác và hỗ trợ khách hàng, cho phép nhân viên ưu tiên và tham gia vào các cuộc gọi quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng. 

4. Kết luận

Là giải pháp tổng đài ảo đến từ nhà cung cấp dịch vụ Nhân Hòa - đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hạ tầng Internet và chuyển đổi số. VFone là giải pháp tổng đài cloud tiện lợi và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp: 

- Tiết kiệm hơn 50% tiền phí điện thoại hàng tháng 

- Nâng cao 80% hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng 

- Kết nối với các đầu số cố định 1800-1900 của nhà mạng Việt Nam 

- Tích hợp lên website CRM 

VFone cam kết đem đến cho khách hàng sự tin cậy và chất lượng vượt trội trong việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, Vfone luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay bây giờ!

Tổng đài: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Bảng giá tổng đài VFone: https://vfone.vn/bang-gia.html

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html