Việc lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc cung cấp một hệ thống liên lạc hiệu quả và chuyên nghiệp. Xem ngay Hướng dẫn lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp cùng VFone nhé!

 

 

1. Tổng quan về lắp đặt tổng đài điện thoại

1.1 Lắp đặt tổng đài đài điện thoại nội bộ là gì? 

Tổng đài điện thoại là hệ thống chuyển mạch tự động để thiết lập các cuộc gọi nội bộ giữa các thiết bị đầu cuối hoặc gọi ra ngoài trên một số đầu thuê bao của các nhà cung cấp. Khi doanh nghiệp quyết định lắp đặt tổng đài điện thoại, có ba phương pháp chính để lựa chọn. 

 

a.Tổng đài truyền thống Analog

Hoạt động dựa trên công nghệ thoại truyền thống thông qua các đường line bưu điện. Đường line sẽ được nhà cung cấp kéo trực tiếp đến địa chỉ cần lắp đặt khi khách hàng đăng ký.

 

b.Tổng đài IP

Đây là công nghệ tổng đài giúp đơn giản hóa quy trình lắp đặt và giảm thiểu các thiết bị cần chuẩn bị. Chỉ cần đường truyền Internet và thiết bị điện thoại đầu cuối, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thiết lập một tổng đài IP sử dụng công nghệ điện toán đám mây.

 

c. Tổng đài ảo VoIP

VoIP viết tắt của “Voice-over-internet-protocol” - một phiên bản nâng cấp từ tổng đài IP, mang đến cuộc gọi chất lượng cao và chi phí thấp. Việc lắp đặt tổng đài điện thoại kiểu này chỉ đơn giản cần sử dụng điện thoại IP hoặc cài đặt ứng dụng Softphone trên điện thoại di động, hoặc kết nối thiết bị VoIP Gateway trên nền tảng điện thoại Analog có sẵn.

 

 

Hiện nay, hệ thống tổng đài điện thoại IP và VoIP đang được ưa chuộng hơn cả. Công nghệ này mang đến sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và hiệu quả cao trong việc kết nối và giao tiếp trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại IP và VoIP trở thành sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp.

 

1.2 Lợi ích của lắp đặt tổng đài điện thoại cho công ty

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP và VoIP mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm: 

 

Lợi ích của việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ vẫn được đánh giá cao dù mạng điện thoại di động và mạng Internet đã phủ sóng rộng khắp. Tổng đài điện thoại được sử dụng rộng rãi trong các công ty, nhà máy, nhà xưởng, tòa nhà, khách sạn, bệnh viện và ngay cả trong một số hộ gia đình.

 

Có một số lý do chính khiến tổng đài điện thoại, đặc biệt là lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp, được ưa chuộng như sau:

- Bộ phận Telesale sử dụng tổng đài để thực hiện lượng lớn cuộc gọi

- Ghi âm cuộc gọi để đánh giá phản hồi khách hàng và hiệu quả làm việc của nhân viên

- Thuận tiện trong liên lạc nội bộ

- Hỗ trợ bộ phận chăm sóc khách hàng

- Tích hợp các phần mềm CRM, ERP và các ứng dụng kết nối với tổng đài ảo 

- Hỗ trợ bộ phận telesales với khả năng gọi ra nhiều cuộc gọi cùng lúc

- Tiết kiệm cước phí gọi ra bằng việc tận dụng Internet nội bộ

- Tích hợp đa dạng đầu số điện thoại

- Bảo mật thông tin

 

2. Hướng dẫn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Khi chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ, cần đảm bảo rằng hệ thống được phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ:

Số lượng và tính năng cuộc gọi

Xác định số lượng cuộc gọi đồng thời mà doanh nghiệp cần xử lý, cũng như các tính năng cần thiết (chuyển tiếp cuộc gọi tự động, quản lý hàng đợi, ghi âm cuộc gọi. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống tổng đài có khả năng đáp ứng nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp.

Số lượng nhân viên/chi nhánh của công ty

Căn cứ vào số nhân viên sử dụng tổng đài, doanh nghiệp có thể dễ dàng chọn gói cước phù hợp với nhu cầu của công ty. Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài sẽ cung cấp các gói cước với số lượng máy nhánh khác nhau để phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Khi số lượng nhân viên tăng, doanh nghiệp có thể tăng số lượng máy nhánh để đảm bảo mọi người đều có một số điện thoại riêng và đồng thời hỗ trợ liên lạc nội bộ dễ dàng.. 

 

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc dự định mở rộng trong tương lai, giải pháp tổng đài IP - tổng đài ảo thông minh là một lựa chọn phù hợp, tiết kiệm và có chi phí đầu tư ban đầu hợp lý. 

 

Lấy báo giá chi tiết tại: https://vfone.vn/bang-gia.html 

Tích hợp phần mềm và ứng dụng quản lý KH

Xem xét khả năng tích hợp của tổng đài với các phần mềm và ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và các công cụ quản lý khác. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất công việc.

Tính linh hoạt và mở rộng

Đảm bảo rằng hệ thống tổng đài có khả năng mở rộng và linh hoạt để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp dự định mở rộng hoặc thay đổi quy mô trong tương lai, hệ thống tổng đài nên có khả năng mở rộng và hỗ trợ thêm các tính năng mới.

Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ của nhà cung cấp

Xem xét khả năng hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng từ nhà cung cấp tổng đài. Đảm bảo rằng họ có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, có thể giúp đỡ trong trường hợp gặp sự cố và cung cấp các bản vá và nâng cấp phần mềm định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

 

3. Tại sao tổng đài VFone lại là giải pháp đem lại nhiều lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp? 

VFone là một dịch vụ tổng đài điện thoại trên nền tảng điện toán đám mây được cung cấp bởi Nhân Hòa. 

Dịch vụ này giúp doanh nghiệp tận hưởng các tính năng và lợi ích của một tổng đài ảo mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp. Dưới đây là các tính năng nổi bật và đáng chú ý của VFone:

- Tự động ghi âm

- Không giới hạn đầu số & cuộc gọi đồng thời

- Nhật ký cuộc gọi

- Ứng dụng nghe/gọi VFone

- Trạng thái cuộc gọi realtime

- Tích hợp CRM và các ứng dụng kinh doanh

- Tính năng gọi miễn phí (Free call)

- Chặn cuộc gọi vào/ra

- Gọi vào/ra theo danh sách chỉ định

- Tính năng gọi tự động (Auto Call)

- Ghi nhớ số máy nhánh

- Tự động ghi nhớ cuộc gọi thất bại

- Phân quyền trước cuộc gọi/nghe xen/nói xen

Tổng đài VFone là hệ thống tổng đài nội bộ phù hợp cho việc lắp đặt trong văn phòng, cửa hàng và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). 

 

VFone không yêu cầu đầu tư cơ sở hạ tầng vật lý, thay vào đó, hệ thống hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây (cloud), tiết kiệm chi phí và không cần lo lắng về việc duy trì phòng server.

 

Bên cạnh đó, VFone cung cấp nhiều gói cước linh hoạt, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn gói phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Không cần phải có nhân sự hoặc kỹ thuật trực tổng đài suốt 24 giờ. Hệ thống được quản lý và hỗ trợ từ xa bởi nhà cung cấp, giúp giảm tải công việc và tiết kiệm chi phí nhân sự.

 

Đồng thời, lắp tổng đài nội bộ này cho phép DN sử dụng hệ thống tổng đài trên nhiều loại thiết bị như smartphone, laptop, PC và các thiết bị có kết nối internet, giúp tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. DN có thể dễ dàng điều chỉnh và mở rộng hệ thống theo nhu cầu tăng trưởng kinh doanh của bạn mà không gặp rào cản về cơ sở hạ tầng.

4.Hướng dẫn các bước lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Quy trình lắp đặt tổng đài VFone rất đơn giản và nhanh chóng, chỉ mất khoảng 30 phút để hoàn tất. Dưới đây là quy trình cơ bản:

Bước 1: Lựa chọn gói cước phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 2: Chọn đầu số cố định để thể hiện thương hiệu của doanh nghiệp và gọi đi và gọi đến. Đây là đầu số đại diện cho doanh nghiệp và giúp khách hàng nhận diện dễ dàng.

Bước 3: Tạo kịch bản lời chào và phân chia cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên để cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Bước 4: Kích hoạt dịch vụ, bàn giao tổng đài và hướng dẫn sử dụng.

 

5.Kết luận

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ là một phương án thông minh để tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tối ưu hóa nguồn nhân lực cho doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay.

 

Hãy liên hệ với VFone ngay để được tư vấn về quy trình lắp đặt và tận hưởng những ưu đãi hấp dẫn! 

Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay bây giờ!

Hotline: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Bảng giá dịch vụ Tổng đài doanh nghiệp VFone: https://vfone.vn/bang-gia.html

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html