Cùng với sự phát triển của công nghệ hiện đại, ngày càng có nhiều công nghệ mới ra đời đáp ứng yêu cầu và đơn giản hóa quy trình vận hành doanh nghiệp. Trong đó, dịch vụ tổng đài ảo dựa trên công nghệ điện toán đám mây đã và đang đem lại nhiều lợi ích mang tính cách mạng trong việc tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Hãy cùng VFone tìm hiểu để dễ dàng áp dụng trong doanh nghiệp ngay sau đây! 

1. Dịch vụ tổng đài ảo là gì? 

1.1 Tổng đài ảo là gì? 

Tổng đài ảo, còn được gọi là tổng đài điện thoại ảo hay tổng đài điện thoại trên mạng, sử dụng công nghệ Voice over IP (VoIP) để cung cấp dịch vụ thoại qua internet. Nó kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), và internet vạn vật (IoT) để mang lại nhiều lợi ích trong bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Dịch vụ tổng đài ảo cung cấp các tính năng và chức năng tương tự như một tổng đài truyền thống trong doanh nghiệp như: cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm, nhóm cuộc gọi, menu tự động và nhiều tính năng khác. Người dùng có thể truy cập vào các tính năng này thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động, và có thể quản lý và điều chỉnh các cài đặt theo nhu cầu của mình.

1.2 Cách thức hoạt động của hệ thống tổng đài ảo

Hệ thống tổng đài ảo hoạt động dựa trên mô hình điện toán đám mây (cloud computing), trong đó các tài nguyên và chức năng của tổng đài điện thoại được cung cấp và quản lý từ xa thông qua Internet. Thay vì sử dụng cơ sở hạ tầng vật lý của một tổng đài truyền thống, tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép các cuộc gọi được chuyển tiếp, ghi âm, quản lý và điều chỉnh qua giao diện web hoặc ứng dụng di động. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả chi phí và rào cản về cài đặt vì không cần đầu tư vào các đường dây điện thoại phức tạp. 

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là một bước tiến đáng kể trong việc ứng dụng công nghệ đám mây vào lĩnh vực tổng đài. Với việc sử dụng đầu kết nối IP (địa chỉ mạng), quá trình lắp đặt tổng đài trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Bạn chỉ cần có kết nối Internet và trang bị các thiết bị như điện thoại IP Phone, máy tính hoặc laptop (có thể gọi trực tiếp trên website hoặc sử dụng ứng dụng softphone), hoặc thậm chí chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh.

 Sự ra đời của tổng đài cloud đã thay đổi cách suy nghĩ của các doanh nghiệp về việc mua tổng đài analog (hoạt động thông qua đường bưu điện) với chi phí đắt đỏ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các mô hình làm việc trực tuyến, mong muốn sở hữu một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp có khả năng quản lý cuộc gọi, bán hàng và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả, trong khi vẫn tiết kiệm chi phí và không yêu cầu quá nhiều nhân lực để vận hành.

2. 10 lợi ich của hệ thống tổng đài ảo trong doanh nghiệp

Dịch vụ tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân. Bằng cách sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, người dùng có thể tận dụng các tính năng mạnh mẽ của một tổng đài điện thoại truyền thống mà không cần phải đầu tư nhiều tài nguyên vật lý và kỹ thuật. Một số ưu điểm chính của tổng đài ảo bao gồm:

Cắt giảm chi phí vận hành 

Sử dụng tổng đài ảo giúp giảm chi phí triển khai và chi phí thoại hơn 80% so với các hệ thống tổng đài truyền thống. Với công nghệ VoIP, không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp như dây điện thoại truyền thống, và giúp tiết kiệm chi phí liên lạc giữa các văn phòng hoặc chi nhánh lên đến 50% cước phí điện thoại hàng tháng. 

Trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt hơn

Với trí tuệ nhân tạo tích hợp, tổng đài ảo có khả năng tự động xử lý cuộc gọi đến, cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng. Khả năng phân tích dữ liệu lớn cũng giúp tổng đài ảo hiểu và tương tác tốt hơn với khách hàng.

Tăng tốc độ vận hành bán hàng 

Tổng đài ảo giúp giảm tối đa thời gian chăm sóc khách hàng. Với tính năng tự động phân loại và chuyển cuộc gọi, khách hàng sẽ được kết nối với nhân viên phù hợp một cách nhanh chóng, không cần chờ đợi lâu. Giups nâng cao hơn 80% hiệu quả bán hàng và CSKH cho doanh nghiệp.

Dễ dàng tích hợp và quản lý Data KH

Tổng đài ảo thường có tính năng dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (PRM), hệ thống quản lý cuộc gọi (Call Center), và các ứng dụng khác. 

Cung cấp phân tích và báo cáo thống kê chi tiết 

Tổng đài ảo có khả năng thu thập dữ liệu về cuộc gọi và hoạt động chăm sóc khách hàng. Dữ liệu này được phân tích và tạo ra báo cáo thống kê, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của khách hàng, từ đó cải thiện chiến lược chăm sóc khách hàng.

Tăng cường truy cập đa kênh

Tổng đài ảo cho phép khách hàng tiếp cận dịch vụ qua nhiều kênh khác nhau như cuộc gọi điện thoại, tin nhắn, email, trò chuyện trực tuyến (live chat) và mạng xã hội. Điều này tăng cường tương tác và đáp ứng nhu cầu khách hàng đa dạng.

Vận hành ổn định, liên tục

Hệ thống tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây, giúp đảm bảo độ tin cậy và khả năng hoạt động liên tục. Doanh nghiệp không cần lo lắng về sự gián đoạn hoặc sự cố kỹ thuật của hệ thống.

Dễ dàng triển khai

Việc lắp đặt và triển khai hệ thống tổng đài ảo đơn giản hơn so với tổng đài truyền thống. Doanh nghiệp chỉ cần có kết nối Internet và thiết bị tương thích để bắt đầu sử dụng.

Dễ dàng cập nhật và nâng cấp

Với hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật và nâng cấp phiên bản mới mà không cần thay đổi phần cứng hay phần mềm. Điều này giúp đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật và sử dụng các tính năng mới nhất.

An toàn, bảo mật khi sử dụng

Hệ thống tổng đài ảo được bảo vệ bởi các biện pháp bảo mật mạnh mẽ. Các cuộc gọi và dữ liệu khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn. Điều này giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin quan trọng và đáp ứng các quy định về bảo mật dữ liệu.

3. Các bước đăng ký sử dụng hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp 

Bước 1: Đăng ký thông tin doanh nghiệp tại  https://vfone.vn/lien-he.html. VFone sẽ liên hệ và cung cấp thông tin chi tiết về quy trình đăng ký cho khách hàng. 

Bước 2: Xác định yêu cầu và tính năng

Đưa ra yêu cầu và tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần cho hệ thống tổng đài ảo. Bao gồm số lượng người dùng, số điện thoại cần cung cấp, tính năng IVR, ghi âm cuộc gọi, tích hợp CRM, và các yêu cầu khác.

Bước 3: Ký hợp đồng:

Sau khi thỏa thuận về các yêu cầu và tính năng, ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo Vfone. 

Bước 4: Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp 

Doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp để sử dụng hệ thống tổng đài. Có nhiều lựa chọn, bao gồm IP Phone, phần mềm cài đặt trên điện thoại thông minh, PC hoặc nghe gọi trực tiếp trên trang web…vv

4. Kết luận 

Tổng đài ảo đại diện cho một bước tiến lớn trong việc ứng dụng công nghệ 4.0 vào hoạt động bán hàng & chăm sóc khách hàng (CSKH) của các doanh nghiệp. Với hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng và lợi ích của công nghệ mới nhằm cung cấp dịch vụ chất lượng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Trên đây là những thông tin về dịch vụ tổng đài ảo, nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với VFone để được tư vấn miễn phí! 

VFone là tổng đài điện thoại ứng dụng công nghệ VoIP trên nền tảng Internet giúp doanh nghiệp: 

- Triển khai nhanh chóng, 

- Không phải đầu tư cơ sở hạ tầng,

- Tiết kiệm đến hơn 50% chi phí hàng tháng so với tổng đài truyền thống

Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay bây giờ!

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Hotline: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Bảng giá dịch vụ Tổng đài doanh nghiệp VFone: https://vfone.vn/bang-gia.html

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html