Tổng đài đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc thực hiện các dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng và quảng bá thương hiệu. Trong đó, đầu số điện thoại được coi là “bộ mặt” của doanh nghiệp, trong bài viết dưới đây, VFone sẽ hướng dẫn lựa chọn đầu số tổng đài điện thoại đẹp và phù hợp nhất với từng doanh nghiệp. 

1. Đầu số Tổng đài là gì? 

 

Đầu số tổng đài (hay còn được gọi là số điện thoại tổng đài) là một số điện thoại đặc biệt được sử dụng bởi các tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ để cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.

 

Trước đây, việc tư vấn và chăm sóc khách hàng thường dựa trên gặp gỡ trực tiếp hoặc qua điện thoại thông qua các nhân viên. Tuy nhiên, với sự phát triển của tổng đài và công nghệ, các công ty và tổ chức có thể tận dụng tổng đài để tổ chức dịch vụ tư vấn và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả hơn. Tổng đài có thể xử lý một lượng lớn cuộc gọi cùng một lúc, đồng thời cung cấp thông tin và hướng dẫn cho khách hàng một cách tự động và nhanh chóng.

 

Ngoài ra, tổng đài cũng là công cụ quan trọng để quảng bá thương hiệu. Tổng đài có thể được tùy chỉnh để cung cấp thông tin về sản phẩm và dịch vụ của một công ty, giúp xây dựng và tăng cường nhận thức về thương hiệu đó đến khách hàng. Khách hàng có thể tìm hiểu về sản phẩm, đặt hàng hoặc có các câu hỏi được giải đáp thông qua tổng đài. 

2. Các loại đầu số Tổng đài phổ biến hiện nay 

 

Đầu số tổng đài là ấn tượng đầu tiên khi khách hàng tiếp cận với doanh nghiệp, vì thế việc lựa chọn và sử dụng đầu số tổng đài một cách chuyên nghiệp phù hợp là vô cùng quan trọng. Hiện doanh nghiệp có rất nhiều sự lựa chọn khi lựa chọn đầu số, phổ biến nhất là 3 loại đầu số sau: 

Đầu số tổng đài 1800

Đây là đầu số tổng đài miễn phí cho khách hàng khi gọi tới. Đầu số này thường được sử dụng để cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng và hỗ trợ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để đăng ký và duy trì đầu số này. Điểm đặc biệt là đầu số 1800 chỉ cho phép nhận cuộc gọi vào mà không thể gọi ra.

Đầu số tổng đài 1900

Đây là đầu số tổng đài tính cước người gọi và thường được sử dụng cho dịch vụ chăm sóc khách hàng và hỗ trợ. Đầu số này có thể tính phí từ 1.000đ/1 phút đến 8.000đ/1 phút và thường có chiết khấu cho doanh nghiệp. Tương tự như đầu số 1800, đầu số 1900 chỉ cho phép tiếp nhận cuộc gọi vào mà không thực hiện cuộc gọi ra.

Đầu số cố định

Đây là đầu số tổng đài sử dụng trong khu vực địa lý cụ thể như tỉnh, thành phố. Ví dụ, đầu số cố định ở Hà Nội có mã khu vực 024, TP.HCM có mã khu vực 028. Đầu số tổng đài cố định hoạt động trên nền tảng IP, cho phép doanh nghiệp sử dụng một đầu số duy nhất để thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời và tương tác hai chiều nghe - gọi.

 

Xem thêm: Đầu số 1800 và 1900 khác nhau như thế nào? 

3. Hướng Dẫn lựa chọn đầu số phù hợp cho doanh nghiệp 

 

Mỗi doanh nghiệp có tính chất và lĩnh vực hoạt động riêng, và việc lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp theo nhu cầu và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để lựa chọn đúng đầu số tổng đài phù hợp, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu đáng tin cậy và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Sau đây là một số căn cứ để doanh nghiệp có thể lựa chọn đầu số phù hợp: 

Căn cứ vào Nhu cầu & Mục đích sử dụng của doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp lớn, có quy mô hoạt động rộng lớn và nhu cầu giao tiếp hàng ngày với lượng khách hàng lớn, đầu số tổng đài 1800 miễn cước có thể là một lựa chọn phù hợp. Điều này cho phép khách hàng gọi miễn phí đến tổng đài của doanh nghiệp, tạo thuận lợi và khuyến khích sự tương tác.

 

Đối với các doanh nghiệp có hoạt động tại một lĩnh vực cụ thể hoặc hướng đến một đối tượng khách hàng đặc biệt, có thể xem xét sử dụng đầu số tổng đài có chứa các con số dễ nhớ hoặc liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của mình. Ví dụ, một công ty bất động sản có thể chọn đầu số tổng đài kết thúc bằng các con số như 3333 để tạo nên sự nhớ đối với khách hàng.

 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xem xét khả năng tài chính của mình để lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp. Đầu số tổng đài 1800 miễn cước có thể có các chi phí cao hơn đầu số tổng đài 1900, nên doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố tài chính trước khi quyết định.

 

Ví dụ: một doanh nghiệp vừa và nhỏ có ngân sách giới hạn và hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp này muốn xây dựng một tổng đài để khách hàng có thể gọi để yêu cầu hỗ trợ hoặc đặt hàng. Nếu doanh nghiệp lựa chọn đầu số tổng đài 1800 miễn cước, khách hàng có thể gọi đến tổng đài mà không mất phí cuộc gọi. Tuy nhiên, điều này có thể tạo ra một số khó khăn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có ngân sách hạn chế. Phí duy trì đầu số 1800 có thể cao và khó kiểm soát, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp nhỏ. Doanh nghiệp cũng phải chi trả các khoản phí cước duy trì đầu số 1800, tùy thuộc vào lưu lượng cuộc gọi và thời gian gọi.

 

Trong trường hợp này, tùy theo quy mô hoạt động và nguồn tài chính, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng đầu số tổng đài 1900. Với đầu số tổng đài 1900, doanh nghiệp sẽ có mức chi phí cố định hàng tháng gồm 440.000đ phí thuê bao. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng dự tính và kiểm soát ngân sách.

 

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể nhận được chiết khấu cước từ tổng đài dựa trên lượng cuộc gọi nhận được. Điều này có thể giúp giảm chi phí tổng cộng và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn tài chính hạn chế.

Căn cứ vào loại tổng đài của doanh nghiệp của doanh nghiệp 

Để lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp với quy mô hệ thống, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau:

 

Số lượng máy nhánh: Xác định số lượng máy nhanh cần sử dụng cho nhân viên và từ đó xây dựng lượng máy nhánh tương ứng trên tổng đài.

 

Nhu cầu ghi âm: Xác định nhu cầu ghi âm cuộc gọi, bao gồm thời lượng và số lượng cuộc gọi cần ghi âm.

 

Lời chào và định tuyến tự động: Xác định nhu cầu thiết lập lời chào và định tuyến cuộc gọi tự động, cùng với thời gian định tuyến.

 

Kết nối với CRM, ERP: Xác định nhu cầu kết nối tổng đài với công nghệ CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) và ERP (Quản lý doanh nghiệp) để tối ưu quản lý thông tin và dữ liệu khách hàng.

 

Số lượng cuộc gọi và đồng thời: Xác định số lượng cuộc gọi và nhu cầu đồng thời, tức là số cuộc gọi xử lý được cùng một lúc.

 

Chế độ chăm sóc khách hàng: Xác định nhu cầu chỉ nhận cuộc gọi vào hoặc song song nghe và gọi chăm sóc khách hàng.

 

Loại tổng đài: Xem xét sử dụng tổng đài ảo trên Cloud hoặc tổng đài vật lý. Hiện nay, tổng đài ảo trên Cloud được sử dụng nhiều vì có ưu điểm bảo mật cao, khả năng lưu trữ lớn, kết nối đa thiết bị và tiết kiệm chi phí lắp đặt.

Căn cứ vào khả năng chi trả của doanh nghiệp

Khi cân đối chi phí đầu tư và lựa chọn đầu số tổng đài, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

 

Chi phí ban đầu: Nghiên cứu chi phí tạo đầu số và phí triển khai ban đầu. Đầu số 1900 và 1800 có phí tạo đầu số khoảng 1.500.000đ (1 lần duy nhất), còn đầu số cố định và di động có thể có phí triển khai rẻ hoặc miễn phí.

 

Phí thuê bao hàng tháng: Xem xét phí thuê bao hàng tháng cho đầu số tổng đài. Đầu số 1900 có mức phí thuê bao từ 400.000đ/tháng (tùy nhà mạng), trong khi đầu số cố định có phí thuê bao rẻ hơn, khoảng 20.000đ/tháng, và đầu số di động có phí thuê bao thấp hơn, khoảng 50.000đ/tháng.

 

Chi phí cước gọi: Đánh giá chi phí cước gọi cho khách hàng. Đầu số 1800 miễn phí cho người gọi, nhưng doanh nghiệp đăng ký sử dụng đầu số này phải trả toàn bộ cước gọi cho tất cả các khách hàng gọi vào. Đối với đầu số 1900, khách hàng gọi vào sẽ tính cước phí từ 1.000đ/phút, có giới hạn số phút được sử dụng (ví dụ: 15.000 phút).

 

Tính chuyên nghiệp và phạm vi hoạt động: Xem xét tính chuyên nghiệp và phạm vi hoạt động của đầu số tổng đài. Đầu số cố định chỉ hoạt động trong một vùng miền nhất định, trong khi đầu số 1800 và 1900 có tính chuyên nghiệp cao hơn.

 

Như vậy, căn cứ trên các yếu tố trên, doanh nghiệp đã có thêm gợi ý để lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp. Bên cạnh đầu số tổng đài, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn dịch vụ voice brand name để tăng cường nhận diện thương hiệu của mình. 

4. VOICE BRANDNAME - tăng cường nhận diện thương hiệu

Voice Brandname gì? 

Voice Brandname là dịch vụ thoại hiển thị tên thương hiệu, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng thông qua hình thức thoại một cách chuyên nghiệp hơn. Thay vì hiển thị số điện thoại di động đơn thuần, Voice Brandname sẽ thể hiện tên thương hiệu của công ty/ nhãn hàng trên thiết bị di động của khách hàng bằng việc mã hóa số điện thoại doanh nghiệp ngay trên hệ thống xử lý Brandname và xử lý tích hợp trên hàng loạt các tổng đài VOIP.

 

Xem thêm: 05 Lợi ích của Dịch vụ Voice Brandname

 

Tham khảo: BẢNG GIÁ DỊCH VỤ VOICE BRANDNAME NHÂN HÒA 

Lợi ích của Voice BrandName với doanh nghiệp 

 

Không cần đầu số đẹp

Doanh nghiệp không cần phải đầu tư chi phí cho đầu số đẹp, số điện thoại sẽ được thay thế bằng brandname thương hiệu của doanh nghiệp khi khách nhìn thấy cuộc gọi đến.

Sử dụng Voice Brandname, doanh nghiệp không cần sử dụng đầu số đẹp, do đó tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể cho việc đăng ký và duy trì đầu số đẹp.

 

Sự tin tưởng từ khách hàng

Brandname của doanh nghiệp được xác thực bởi nhà mạng. Khách hàng cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn khi nhìn thấy brandname doanh nghiệp trong cuộc gọi đến.

 

Quảng bá hình ảnh thương hiệu

Với brandname được hiển thị trong mọi cuộc gọi đến cho khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả và tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.

 

Tỷ lệ bắt máy cuộc gọi cao

Khi nhận được cuộc gọi Voice Brandname, khách hàng biết được ai đang gọi tới và cảm thấy yên tâm, do đó tỷ lệ bắt máy cuộc gọi Voice Brandname cao hơn nhiều so với cuộc gọi thông thường.

 

Sự tin tưởng từ khách hàng

Brandname của doanh nghiệp được xác thực bởi nhà mạng. Khách hàng cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn khi nhìn thấy brandname doanh nghiệp trong cuộc gọi đến.

5. Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn đã nắm được cách lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp, mang lại hiệu quả cao và đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ Nhân Hòa để được tư vấn chi tiết

----------------------------------------------------------

Đăng ký dịch vụ Voice Brandname tại VFone - Giải pháp dịch vụ thoại giúp tăng uy tín và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp. 

- Giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng

- Chỉ từ 450đ/phút

- Giảm 100% chi phí mua đầu số đẹp

VFone cam kết đem đến cho khách hàng sự tin cậy và chất lượng vượt trội trong việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, VFone luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ.

 

Khởi tạo Dịch vụ Voice Brandname cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay! 

Hotline: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Bảng giá Dịch vụ Voice Brandname của Tổng đài VFone: BẢNG GIÁ DỊCH VỤ VOICE BRANDNAME NHÂN HÒA

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html