Tổng đài điện thoại nội bộ là một lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp trong thời đại 4.0 ngày nay. Nó không chỉ đáp ứng nhu cầu chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả mà còn giúp tiết kiệm nhiều chi phí, nhân công và nguồn lực. Việc triển khai một tổng đài nội bộ giá rẻ mang lại lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian và không gian. Hãy cùng tìm hiểu về bộ giải pháp này ngay trong bài viết dưới đây! 

1. Tổng đài điện thoại nội bộ là gì? 

Tổng đài điện thoại nội bộ là một hệ thống điện thoại trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp để kết nối và quản lý các cuộc gọi nội bộ giữa các thành viên trong tổ chức đó. Hệ thống này cho phép các nhân viên liên lạc với nhau thông qua số điện thoại nội bộ, giúp tăng cường sự giao tiếp và tương tác trong tổ chức.

Tổng đài điện thoại nội bộ có thể có các tính năng cơ bản như cuộc gọi nội bộ, chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi, gửi tin nhắn giữa các điện thoại nội bộ, và một số tính năng khác như hội nghị điện thoại. Hệ thống này thường được cung cấp và quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hoặc các nhà cung cấp thiết bị và phần mềm điện thoại.

Tổng đài điện thoại nội bộ có thể được triển khai dưới nhiều dạng khác nhau, từ hệ thống điện thoại dây đến hệ thống điện thoại không dây hoặc cả hai kết hợp. Nó có thể hoạt động trên cơ sở của công nghệ truyền thông cổ điển (như PSTN - Public Switched Telephone Network) hoặc công nghệ IP (Internet Protocol) để truyền dữ liệu âm thanh qua mạng internet.

Xem thêm: Giải pháp Tổng đài ảo giá cước siêu rẻ dành cho doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại nội bộ là một phần quan trọng trong việc tạo ra một môi trường liên lạc hiệu quả và hỗ trợ sự làm việc và tương tác trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn về tổng đài nội bộ này, VFone sẽ lấy một ví dụ về cách hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ có thể được triển khai trong một doanh nghiệp:

Ví dụ: BA là một công ty vừa và nhỏ với 50 nhân viên làm việc tại văn phòng chính và một số nhân viên làm việc từ xa. Họ quyết định triển khai một hệ thống t tổng đài điện thoại nội bộ để quản lý cuộc gọi nội bộ và tạo ra một hệ thống liên lạc hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng và ứng dụng của tổng đài điện thoại nội bộ trong doanh nghiệp này:

Cuộc gọi nội bộ: Các nhân viên của  BA có thể gọi và nhận cuộc gọi từ nhau bằng cách sử dụng số điện thoại nội bộ. Ví dụ, nhân viên A có thể gọi trực tiếp nhân viên B bằng số điện thoại nội bộ của họ, thay vì phải sử dụng số điện thoại công cộng.

Chuyển tiếp cuộc gọi: Khi một cuộc gọi đến cho một nhân viên nhưng họ không thể trả lời ngay lập tức, tổng đài nội bộ cho phép chuyển tiếp cuộc gọi đến một người khác trong doanh nghiệp. Ví dụ, nếu nhân viên B không thể trả lời, cuộc gọi có thể được chuyển tiếp tự động đến nhân viên C hoặc đến một hộp thư thoại thoại để ghi lại tin nhắn.

Giữ cuộc gọi: Nếu nhân viên muốn tạm dừng cuộc gọi và truy cập thông tin hoặc hỏi ý kiến từ người khác trong doanh nghiệp, họ có thể sử dụng tính năng giữ cuộc gọi. Khi cuộc gọi được giữ, nhân viên có thể tạm ngừng cuộc trò chuyện và thực hiện các tác vụ khác.

Và một số ứng dụng khác, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. 

2. Hệ thống tổng đài nội bộ phù hợp với những quy mô doanh nghiệp nào? 

Hệ thống điện thoại nội bộ có thể phù hợp với một loạt các quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn. 

Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Hệ thống tổng đài nội bộ thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có từ vài đến hàng trăm nhân viên. Điều này giúp cung cấp các tính năng liên lạc chuyên nghiệp, như chuyển tiếp cuộc gọi, xem trạng thái sẵn có của nhân viên, hội nghị và ghi âm cuộc gọi.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: Hệ thống tổng đài nội bộ cũng phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng tại các địa điểm khác nhau. Nó cho phép kết nối các văn phòng và nhân viên từ xa thông qua mạng nội bộ hoặc mạng internet, tạo ra một hệ thống liên lạc hợp nhất.

Các doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ khách hàng: Các doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ khách hàng, như trung tâm hỗ trợ, khách sạn, nhà hàng…, có thể tận dụng hệ thống tổng đài nội bộ để quản lý và điều phối cuộc gọi từ khách hàng, cung cấp dịch vụ tốt hơn và tăng cường trải nghiệm khách hàng.

Các doanh nghiệp quốc tế: Hệ thống tổng đài nội bộ cũng có thể được triển khai trong các doanh nghiệp quốc tế hoặc có hoạt động đa quốc gia. Nó cho phép liên lạc hiệu quả giữa các văn phòng và nhân viên ở các quốc gia khác nhau, giảm chi phí gọi điện quốc tế và tăng cường sự phối hợp và làm việc nhóm.

Doanh nghiệp trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính, bất động sản: Các doanh nghiệp trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính và bất động sản có thể tận dụng hệ thống tổng đài nội bộ để quản lý cuộc gọi từ khách hàng, tư vấn dịch vụ. 

Xem thêm: 10 Lợi ích của hệ thống tổng đài ảo trong doanh nghiệp

3. Hệ thống tổng đài ảo gọi nội bộ miễn phí cho văn phòng 

Tổng đài ảo VoIP là một ứng dụng cải tiến của tổng đài nội bộ doanh nghiệp vì nó có những lợi ích và lợi thế hơn so với tổng đài truyền thống trong việc liên lạc nội bộ doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao tổng đài ảo VoIP được xem là lựa chọn tốt hơn:

Tiết kiệm chi phí

VoIP sử dụng mạng internet để truyền dữ liệu âm thanh, giúp giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn chi phí liên lạc qua mạng điện thoại truyền thống. Thay vì phải trả tiền cho các cuộc gọi dài hạn hoặc quốc tế, doanh nghiệp chỉ cần trả tiền cho kết nối internet.

Linh hoạt và di động

VoIP cho phép nhân viên truy cập vào hệ thống tổng đài từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet. Điều này mang lại tính linh hoạt cao và cho phép nhân viên làm việc từ xa, khi di chuyển hoặc sử dụng các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Tích hợp đa kênh

VoIP không chỉ hỗ trợ gọi thoại mà còn cung cấp các tính năng như gọi video, gửi tin nhắn thoại và tin nhắn văn bản, chia sẻ tệp tin và hội nghị trực tuyến. Điều này tạo ra một trải nghiệm liên lạc đa kênh cho nhân viên, tăng cường tương tác và cộng tác.

Tích hợp ứng dụng

Tổng đài ảo VoIP có thể tích hợp với các ứng dụng khác trong doanh nghiệp như hệ thống CRM, email, chat, và các công cụ quản lý dự án. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc liên kết, nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc.

Tính linh hoạt và mở rộng

VoIP cho phép doanh nghiệp mở rộng hệ thống tổng đài một cách linh hoạt theo nhu cầu. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hoặc giảm số lượng đường truyền, mở rộng số lượng người dùng

Tích hợp dễ dàng

Tổng đài ảo VoIP thường tương thích với các thiết bị và phần mềm phổ biến. Điều này giúp dễ dàng tích hợp với hệ thống hiện có trong doanh nghiệp, chẳng hạn như điện thoại IP, điện thoại di động, ứng dụng trên máy tính, và các thiết bị hỗ trợ khác. Quá trình tích hợp đơn giản giúp đảm bảo sự liên kết và tương thích giữa các phần của hệ thống liên lạc.

Xem thêm: Bảng giá Tổng đài ảo Siêu rẻ - Cho thuê tổng đài ảo trọn gói

4. Đăng ký sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ VFONE

Tổng đài VFone của Nhân Hòa là một giải pháp tổng đài điện thoại dành cho doanh nghiệp, được thiết kế để cung cấp các tính năng và ưu điểm đáng kể để nâng cao hiệu suất làm việc và tương tác với khách hàng. Đây là một hệ thống tổng đài điện thoại hoàn chỉnh, linh hoạt và tin cậy, có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Để đăng ký sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ VFone, cần làm theo các bước sau đây: 

Bước 1: Truy cập ngay website https://vfone.vn/ để được tư vấn lựa chọn gói cước phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 2: Chọn đầu số cố định cho tổng đài điện thoại nội bộ Vfone. Đầu số này sẽ đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp và giúp khách hàng dễ dàng nhận diện. 

Ví dụ, có thể sử dụng số 024/028.710.xx.xxx hoặc các đầu số tổng đài 1900 và 1800.

Bước 3: Tạo kịch bản lời chào hỏi và phân chia cuộc gọi đến cho các bộ phận hoặc nhân viên khác nhau. Điều này giúp tăng cường chăm sóc khách hàng và quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả.

Bước 4: Kích hoạt dịch vụ, bàn giao và hướng dẫn sử dụng. Sau khi bạn cung cấp đầy đủ thông tin, Vfone sẽ kích hoạt và thiết lập dịch vụ theo yêu cầu. 

Xem thêm: Giải pháp Tổng đài ảo giá cước siêu rẻ dành cho doanh nghiệp

4. Kết luận 

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Vfone mang lại sự tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hóa nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay. Hơn nữa, hệ thống cung cấp khả năng chăm sóc khách hàng toàn diện và linh hoạt trên nhiều thiết bị. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn lắp đặt và nhận những ưu đãi hấp dẫn.