Tổng đài Cloud là một giải pháp hiện đại và linh hoạt trong lĩnh vực giao tiếp và quản lý cuộc gọi trong doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của xã hội, tổng đài cloud dần trở thành xu thế của các doanh nghiệp hiện đại bởi những sự tiện lợi và hiệu quả mà nó đem lại. Sau đây là những thông tin mà doanh nghiệp cần nắm để ứng dụng tốt tổng đài cloud vào quá trình vận hành của doanh nghiệp! 

1. Tìm hiểu về Giải pháp Tổng Đài Cloud

Tổng đài Cloud, còn được gọi là Tổng đài ảo, là một giải pháp giao tiếp tiên tiến dựa trên công nghệ đám mây. Thay vì sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống dựa trên các thiết bị vật lý, Tổng đài Cloud sử dụng phần mềm và hạ tầng đám mây để cung cấp các tính năng và dịch vụ quản lý cuộc gọi.

 

1.1. Nguyên lý vận hành tổng đài cloud

Nguyên lý vận hành tổng đài Cloud được xây dựng dựa trên cơ sở của công nghệ đám mây và giao thức VoIP (Voice over Internet Protocol). Tổng đài Cloud vận hành dựa trên một số nguyên lý như sau: 

 

Hạ tầng đám mây

 

Tổng đài Cloud được triển khai trên nền tảng đám mây, có nghĩa là các thành phần của tổng đài (như máy chủ, phần mềm, dữ liệu) được lưu trữ và quản lý trên các máy chủ ảo trong một môi trường đám mây. Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt, khả năng mở rộng và sẵn sàng sử dụng cao.

 

Kết nối Internet

 

Tổng đài Cloud sử dụng kết nối Internet để truyền dữ liệu âm thanh và tín hiệu cuộc gọi. Thông qua giao thức VoIP, cuộc gọi được chuyển đổi thành gói dữ liệu và truyền qua mạng Internet từ nguồn gọi đến đích gọi. Điều này cho phép truyền cuộc gọi không giới hạn địa lý và giảm chi phí liên lạc quốc tế.

 

Quản lý từ xa

 

Tổng đài Cloud có thể được quản lý từ xa thông qua giao diện quản trị web. Quản trị viên có thể thực hiện cấu hình, giám sát và điều khiển các tính năng và máy nhánh từ bất kỳ đâu có kết nối Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lý và duy trì tổng đài.

 

Tổng Đài điện thoại Cloud cho phép doanh nghiệp tổ chức và quản lý cuộc gọi từ nhiều địa điểm khác nhau thông qua một hệ thống duy nhất. Bất kỳ thiết bị kết nối internet, như điện thoại IP, máy tính hoặc điện thoại di động, đều có thể truy cập vào hệ thống Tổng Đài VoIP. Điều này giúp nhân viên làm việc từ xa hoặc từ các chi nhánh khác nhau có thể kết nối và thực hiện cuộc gọi một cách dễ dàng.

 

Xem thêm: 10 Lợi ích của hệ thống tổng đài ảo trong doanh nghiệp

1.2. Các tính năng của Tổng Đài Điện Thoại Cloud 

 

Tổng đài Cloud có nhiều tính năng chính nhằm cung cấp các giải pháp linh hoạt và tiện ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng chính của Tổng đài Cloud VFone:

 

Gọi đi và gọi đến

 

Tổng đài Cloud cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi đi và nhận cuộc gọi từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet. Người dùng có thể gọi từ máy tính, điện thoại di động hoặc thiết bị VoIP.

 

Hội nghị điện thoại

 

Tổng đài Cloud cho phép tổ chức các cuộc hội nghị điện thoại đa bên, nghĩa là nhiều người có thể tham gia cuộc trò chuyện cùng một lúc.

 

Điều hướng cuộc gọi

 

Tổng đài Cloud có tính năng điều hướng cuộc gọi dựa trên nhiều yếu tố như số điện thoại gọi đến, thời gian cuộc gọi, hoặc lịch trình làm việc của người dùng

 

Ghi âm cuộc gọi

 

Tổng đài Cloud có khả năng ghi âm cuộc gọi, cho phép người dùng ghi lại các cuộc gọi để sử dụng cho mục đích ghi chú, đào tạo nhân viên, hoặc để có bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

 

Tích hợp CRM

 

Tổng đài Cloud thường có tích hợp với các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), cho phép tự động hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến. Điều này giúp nhân viên dịch vụ khách hàng có cái nhìn tổng quan về khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn.

 

Tiếp thị qua điện thoại

 

Tổng đài Cloud có tính năng tiếp thị qua điện thoại, cho phép tổ chức cuộc gọi hàng loạt đến một danh sách số điện thoại cụ thể để tiếp thị sản phẩm, dịch vụ hoặc thông báo quan trọng. Điều này giúp tăng khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng.

 

Gọi trực tiếp từ trình duyệt web

 

Tổng đài Cloud có tính năng cho phép người dùng gọi trực tiếp từ trình duyệt web mà không cần sử dụng điện thoại riêng. Điều này mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người dùng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng khả năng liên lạc.

 

Mở rộng máy nhánh không giới hạn

 

Tổng đài Cloud cho phép mở rộng số lượng máy nhánh mà không có giới hạn cứng. Người dùng có thể tạo ra và quản lý nhiều máy nhánh theo nhu cầu của doanh nghiệp, đáp ứng sự phát triển và mở rộng của tổ chức.

 

Giám sát máy nhánh theo thời gian thực

Tính năng giám sát máy nhánh trong Tổng đài Cloud cho phép người quản lý hoặc quản lý nhóm có thể theo dõi hoạt động của các máy nhánh trong thời gian thực. Họ có thể xem trạng thái cuộc gọi, số lượng cuộc gọi đang chờ xử lý, thời gian cuộc gọi và các chỉ số khác để đảm bảo hiệu suất và chất lượng dịch vụ.

 

Ứng dụng di động trên iOS và Android

 

Tổng đài Cloud thường cung cấp ứng dụng di động dành riêng cho hệ điều hành iOS và Android, cho phép người dùng truy cập và sử dụng các tính năng của tổng đài từ điện thoại di động. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho người dùng di động, giúp họ giữ liên lạc và quản lý cuộc gọi mọi lúc, mọi nơi.

 

Kết nối không giới hạn đầu số

 

Tổng đài Cloud cho phép kết nối không giới hạn đến các đầu số, bao gồm đầu số nội bộ và quốc tế. Người dùng có thể gọi đến bất kỳ địa điểm nào trên thế giới mà không gặp hạn chế về đầu số, đảm bảo khả năng liên lạc toàn cầu và hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh quốc tế.

 

Báo cáo và phân tích

 

Tổng đài Cloud cung cấp tính năng báo cáo và phân tích, cho phép người dùng xem tổng quan về hoạt động cuộc gọi, thời gian phục vụ, số cuộc gọi thành công và các chỉ số hiệu suất khác.

 

Xem thêm: Tổng đài ảo giá cước siêu rẻ dành cho doanh nghiệp

2. Ứng dụng của tổng đài Cloud trong doanh nghiệp

 

Những năm gần đây, doanh nghiệp đã chứng kiến một xu hướng ngày càng gia tăng trong việc áp dụng tổng đài cloud để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Tổng đài cloud, còn được gọi là tổng đài điện thoại dựa trên đám mây, đem lại nhiều lợi ích và cơ hội cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hoá hoạt động kinh doanh của mình. Dưới đây là một số ứng dụng tổng đài Cloud trong doanh nghiệp:

Hệ thống quản lý cuộc gọi

Tổng đài Cloud có thể được sử dụng như một hệ thống quản lý cuộc gọi tổng thể trong doanh nghiệp. Nó cho phép quản lý và điều phối cuộc gọi đến các bộ phận và nhân viên tương ứng, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và nâng cao hiệu suất làm việc.

Chăm sóc khách hàng

Tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp xây dựng một trung tâm chăm sóc khách hàng hiệu quả. Các tính năng như IVR (Interactive Voice Response) và tự động chuyển hướng cuộc gọi giúp khách hàng được phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp. Đồng thời, tích hợp với các công cụ CRM (Customer Relationship Management) giúp cung cấp thông tin khách hàng và quản lý tương tác với khách hàng một cách tốt hơn.

Gọi tổng đài trong tổ chức

Tổng đài Cloud cung cấp cho doanh nghiệp khả năng gọi tổng đài nội bộ giữa các nhân viên và bộ phận khác nhau. Điều này giúp cải thiện liên lạc và tương tác trong tổ chức, đồng thời tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ.

Gọi quốc tế và quốc nội

Với tính năng VoIP, tổng đài Cloud cho phép doanh nghiệp gọi điện quốc tế và quốc nội một cách tiết kiệm và thuận tiện. Không cần sử dụng các đường truyền điện thoại truyền thống, tổng đài Cloud sử dụng mạng Internet để truyền cuộc gọi, giúp giảm chi phí liên lạc quốc tế và quốc nội.

 

Xem thêm: Tất tần tật về tổng đài điện thoại nội bộ

3. Tại sao Ứng dụng tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng thị trường trên đường đua chuyển đổi số? 

 

Ứng dụng tổng đài cloud đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp, giúp chúng bắt kịp và thậm chí vượt qua xu hướng thị trường hiện tại. 

 

So với việc triển khai một hệ thống tổng đài truyền thống, ứng dụng tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí. Không cần đầu tư vào phần cứng đắt tiền và việc duy trì hệ thống, doanh nghiệp chỉ cần trả phí dựa trên mô hình dịch vụ (SaaS) hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực tài chính linh hoạt hơn cho các hoạt động kinh doanh khác. 

 

Ứng dụng tổng đài Cloud cung cấp nhiều tính năng và chức năng mạnh mẽ để nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nó có thể tích hợp với các công nghệ khác như CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), tổng đài video, chatbot và tích hợp dữ liệu khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng giao tiếp với khách hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

 

Trong thời đại công nghệ số và xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, ứng dụng tổng đài Cloud cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Điều này rất hữu ích trong việc nâng cao sự linh hoạt và hiệu quả của đội ngũ nhân viên. 

 

Nâng tầm chất lượng cuộc gọi - Tối ưu hiệu quả bán hàng & chăm sóc khách hàng. Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay hôm nay! 

 

Là giải pháp tổng đài ảo đến từ nhà cung cấp dịch vụ Nhân Hòa - đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp hạ tầng Internet và chuyển đổi số. VFone là giải pháp tổng đài cloud tiện lợi và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp: 

- Tiết kiệm hơn 50% tiền phí điện thoại hàng tháng 

- Nâng cao 80% hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng 

- Kết nối với các đầu số cố định 1800-1900 của nhà mạng Việt Nam 

- Tích hợp lên website CRM 

 

VFone cam kết đem đến cho khách hàng sự tin cậy và chất lượng vượt trội trong việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, VFone luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ.

 

Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay bây giờ!

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Hotline: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Bảng giá dịch vụ Tổng đài doanh nghiệp VFone: https://vfone.vn/bang-gia.html

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html