Chuyển đổi dịch vụ từ tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo đã trở thành xu thế đáng chú ý trong thế giới doanh nghiệp hiện nay. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và sự thay đổi trong cách thức giao tiếp của khách hàng, tổng đài ảo đã trở thành một công cụ hiệu quả để cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chất lượng cao và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Vậy cần phải phải thuê tổng đài ảo ở đâu? Thuê tổng đài đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng VFone tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây!
Dịch vụ Thuê Tổng Đài Ảo (Virtual Call Center Service) là một hình thức cung cấp các tính năng tổng đài điện thoại thông qua công nghệ internet. Thay vì cần phải đầu tư vào phần cứng và hạ tầng tổng đài truyền thống, dịch vụ này cho phép doanh nghiệp thuê một tổng đài ảo từ một nhà cung cấp dịch vụ.
Thuê Tổng Đài Ảo cung cấp nhiều tính năng như quản lý cuộc gọi đa kênh, định tuyến cuộc gọi đến các nhân viên hoặc phòng ban khác nhau, ghi âm cuộc gọi, xem thống kê và báo cáo cuộc gọi, tích hợp với các hệ thống CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng) và hơn thế nữa.
Xem thêm: Giải pháp tổng đài ảo giá cước siêu rẻ dành cho doanh nghiệp
Dịch vụ thuê tổng đài ảo mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hiện nay. Với sự phổ biến của công nghệ viễn thông và internet, các đơn vị, doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc và quản lý dữ liệu giữa các chi nhánh, các nhân viên từ xa, hoặc với khách hàng một cách hiệu quả.
Thay vì phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng tổng đài IP, mua sắm máy chủ và thiết bị liên quan, doanh nghiệp chỉ cần tận dụng dịch vụ của một nhà cung cấp đã có sẵn hệ thống tổng đài ảo. Điều này giúp tránh các rủi ro và chi phí không đáng có khi xây dựng và duy trì tổng đài truyền thống.
Một ví dụ cụ thể về lợi ích của việc thuê tổng đài ảo là khi một doanh nghiệp mới mở rộng hoạt động của mình vào một khu vực mới. Thay vì phải đầu tư một khoản tiền lớn vào việc xây dựng một hệ thống tổng đài truyền thống tại văn phòng mới, họ có thể thuê dịch vụ tổng đài ảo từ một nhà cung cấp dịch vụ.
Giả sử doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình tại một thành phố khác. Thay vì đặt một tổng đài truyền thống và mua sắm các thiết bị liên quan, họ quyết định thuê một tổng đài ảo từ một nhà cung cấp dịch vụ đã có sẵn hạ tầng và cơ sở hạ tầng viễn thông.
Điều này tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp, vì họ không cần phải lo lắng về việc xây dựng và duy trì hệ thống tổng đài cục bộ. Họ cũng không phải mất thời gian và tiền bạc để mua sắm và cấu hình các thiết bị phần cứng phức tạp.
Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ thuê tổng đài ảo cũng giúp doanh nghiệp linh hoạt và nhanh chóng thay đổi quy mô hoạt động. Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp quy mô, họ chỉ cần điều chỉnh số lượng người dùng và các tính năng của dịch vụ, mà không cần thay đổi hoặc cập nhật phần cứng.
Thông qua tổng đài ảo, các cuộc gọi nội bộ trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí liên lạc. Khi có nhu cầu liên lạc với khách hàng hoặc giữa các chi nhánh trong công ty, nhân viên của doanh nghiệp chỉ cần sử dụng điện thoại hoặc máy tính kết nối với tổng đài ảo thông qua internet. Các cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến các nhân viên ở bất kỳ địa điểm nào. Điều này tạo ra sự thuận lợi trong việc liên hệ và làm việc đồng bộ giữa các bộ phận và văn phòng khác nhau của doanh nghiệp
Các tính năng như định tuyến cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, thống kê và báo cáo cuộc gọi giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động của tổng đài. Điều này cho phép họ đưa ra quyết định và điều chỉnh để cải thiện chất lượng dịch vụ và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Điều này cho phép doanh nghiệp tạo ra một hệ thống liên lạc hoàn chỉnh, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc. Các thông tin và dữ liệu từ cuộc gọi có thể được tự động cập nhật và đồng bộ hóa với hệ thống CRM, giúp tăng cường sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc phục vụ khách hàng.
Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ viễn thông, tổng đài ảo không bị giới hạn về không gian. Điều này cho phép các doanh nghiệp hoạt động xuyên quốc gia hoặc có nhiều văn phòng đặt tại các địa điểm khác nhau tận dụng dịch vụ này một cách linh hoạt. Các cuộc gọi và thông tin có thể được truyền đi và nhận được qua internet, giúp tạo ra sự liên kết và liên lạc hiệu quả giữa các đơn vị và nhân viên.
Xem thêm: Những lợi ích khác của Tổng đài ảo trong doanh nghiệp
Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc mua hay thuê tổng đài điện thoại đang trở thành một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc. Để đưa ra quyết định tối ưu, ta cần xem xét các ưu và nhược điểm của cả hai giải pháp.
Khi mua một hệ thống tổng đài điện thoại, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với một số ưu và nhược điểm. Đầu tiên là chi phí ban đầu, với mức đầu tư từ 20 triệu trở lên. Ngoài ra, cần có nguồn điện và nhân sự để quản lý và vận hành tổng đài, gây tốn chi phí tiền lương và đào tạo nhân viên. Cần có một phòng server riêng để lắp đặt tổng đài và đảm bảo hoạt động liên tục 24/7. Đồng thời, việc nâng cấp đường truyền mạng và điện để dự phòng rủi ro cũng là một yếu tố cần xem xét.
Trong khi đó, việc thuê tổng đài ảo ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hình thức này giúp giảm bớt bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí đáng kể. Thuê tổng đài ảo phù hợp cho các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ như chăm sóc khách hàng, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn luật, v.v.
Một trong những ưu điểm lớn của việc thuê tổng đài ảo là chi phí ban đầu gần như không có. Doanh nghiệp không cần đầu tư một khoản tiền lớn vào hệ thống tổng đài. Chi phí vận hành cũng linh hoạt, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của khách hàng. Thậm chí, chỉ từ 300k/tháng, doanh nghiệp đã có thể sử dụng dịch vụ này mà không có chi phí phát sinh thêm.
Đối với việc quản lý và vận hành, thuê tổng đài ảo loại bỏ nhu cầu có nhân sự IT chuyên trách. Doanh nghiệp được hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ. Hơn nữa, không cần phải có phòng server riêng vì hệ thống tổng đài ảo được đặt tại các Data Center của các nhà cung cấp dịch vụ. Hoạt động trên nền tảng Cloud, đơn giản là cần kết nối Internet và doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tổng đài một cách linh hoạt và tiện lợi.
Ngoài ra, việc nâng cấp và mở rộng hệ thống cũng trở nên dễ dàng và tối ưu chi phí hơn cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể linh hoạt tùy chỉnh và mở rộng hệ thống theo nhu cầu của mình mà không cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm đắt đỏ.
Tóm lại, việc mua hay thuê tổng đài điện thoại là một quyết định quan trọng cho doanh nghiệp. Trong thời đại công nghiệp 4.0, thuê tổng đài ảo đang trở thành xu hướng mới với nhiều ưu điểm vượt trội như chi phí linh hoạt, không cần nhân sự chuyên trách, dễ dàng nâng cấp và mở rộng. Tuy nhiên, cần xem xét cụ thể tình huống và yêu cầu của doanh nghiệp để đưa ra quyết định cuối cùng.
Xem thêm: Bảng giá tổng đài ảo siêu rẻ - Cho thuê tổng đài ảo trọn gói
Với sự phát triển của công nghệ thông tin và internet, thuê tổng đài ảo đã trở thành giải pháp hiệu quả, linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về thuê tổng đài ảo, vui lòng để lại bình luận hoặc liên hệ Hotline VFone để được đội ngũ của chúng tôi tư vấn miễn phí!
Là giải pháp tổng đài ảo đến từ nhà cung cấp dịch vụ Nhân Hòa - đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp hạ tầng Internet và chuyển đổi số. VFone là giải pháp tổng đài cloud tiện lợi và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp:
- Tiết kiệm hơn 50% tiền phí điện thoại hàng tháng
- Nâng cao 80% hiệu quả doanh nghiệp hàng và chăm sóc khách hàng
- Kết nối với các đầu số cố định 1800-1900 của nhà mạng Việt Nam
- Tích hợp lên website CRM
VFone cam kết đem đến cho khách hàng sự tin cậy và chất lượng vượt trội trong việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, VFone luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay hôm nay!
Hotline: 1900 6680
Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom
Bảng giá tổng đài VFone: https://vfone.vn/bang-gia.html
Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html
Facebook
Youtube
Hà Nội: Tầng 4 - Toà nhà 97 - 99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội 
1900 6680
contact@vfone.vn
